Qu’est-ce qu’une checklist?
Vous êtes un professionnel de l’événementiel et vous souhaitez bien vous organiser dans votre journée de travail. Parmi les outils indispensables pour votre métier tels qu’un CRM événementiel, un ERP (progiciel de gestion intégrée), un calendrier partagé; la checklist devient incontournable, mais qu’est-ce que c’est?
Une checklist ou liste de vérification est un document sur lequel vous allez écrire une liste d’actions ou de tâches importantes que vous devez faire pour le suivi d’un événement.
Son utilisation vise à ce que tout se déroule avec un maximum de fluidité et sérénité. La checklist permet de vérifier en amont de l’événement la bonne voie de l’organisation et pendant l’événement, la mise en place de matériel à un moment donné et le bon déroulé des différentes étapes prévues.
Effectivement, ne rien oublier permet d’éviter des malentendus et des montées de stress inutiles.
Comment créer une checklist efficace?
De l’étape de pré-planification à la logistique du jour de l’événement, il y a beaucoup à suivre. Vous devez veiller à transformer les différents éléments à suivre en tâches à faire sur une liste pour mieux vous y retrouver. Le détail des actions pour votre événement est important afin de vous situer dans le temps et ainsi avoir un aperçu d’où vous en êtes, à chaque instant.
1/ Dans un premier temps vous devrez définir le but de votre événement et les contours :
Quels sont les objectifs business, marketing et de communication à atteindre, quels messages sont à faire passer, quelle est la cible concernée et le nombre d’invités idéal, définir le type d’événement, fixer la date, choisir le lieu, décider le budget alloué, définir les KPI pour analyser le ROI de l’événement, créer un rétroplanning jusqu’au jour J.
2/ Ensuite il vous faudra définir le programme de l’événement: son nom, le concept, le déroulé, les intervenants, les animations, la restauration
3/ Après cette étape, il vous faudra communiquer autour de l’événement. Pour ça, vous devrez penser à différents éléments: le logo, la charte graphique, les invitations, les supports de communication tels que le programme, le flyer, un dossier de presse, l’email de Save the date.
4/ Ensuite il faudra s’occuper de la logistique et la technique: le plan de la salle, la mise en place, la sonorisation, l’éclairage, les écrans, etc
5/ Et la dernière étape de préparation concerne l’accueil de vos invités le jour J: imprimer des badges, prévoir des hôtesses d’accueil, prévoir des cadeaux à remettre à la fin de l’événement.
Créez la checklist parfaite pour votre événement
Que serait un événement sans une liste de tâches à faire exhaustive ? Avec Lab Event, le premier logiciel ERP / CRM dédié aux acteurs de l’événementiel, vous pourrez garder une vision globale sur vos projets en créant vos propres checklists et rétroplannings.
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