Planifier une salle pour une conférence, une réunion, une cérémonie ou tout autre événement peut être un casse-tête pour diverses raisons. Le plus évident est d’essayer de trouver le créneau horaire et la date idéale pour les participants. Mais encore faut-il surmonter certains obstacles. De nos jours, il existe des logiciels de gestion d’événement conçus pour vous permettre d’afficher sur un même planning vos disponibilités et de réserver vos salles quand vous en avez besoin.
Exploiter un CRM pour gérer son planning de salles peut faire toute la différence.
Pourquoi utiliser un planning de salles
Beaucoup de planificateurs d’évènement utilisent des processus de réservation peu efficaces pour gérer leurs différentes salles. Lorsqu’on gère plusieurs salles et plusieurs événements en même temps, l’erreur fatale est de commettre des faux pas de réservation. Imaginez devoir appeler un client pour lui faire savoir que l’espace que vous lui avez réservé pour son événement n’est finalement pas disponible car déjà réservé pour un autre événement à la même date de réservation.
Planifier un événement est déjà assez difficile et vous ne voudriez pas vous retrouver à devoir gérer des conflits de réservation. Heureusement qu’il existe des solutions pour éviter de vous retrouver dans des situations embarrassantes face à vos clients. Commencer par bien structurer son planning de salles en fait partie.
Simplifier la réservation grâce à un CRM
De nombreuses entreprises n’utilisent pas les bonnes solutions logicielles. Pourtant, vous savez à quel point il est désormais important d’optimiser la réservation de ses salles ou espaces. La meilleure façon de garantir une réservation sans faille est de s’appuyer sur un logiciel gestion d’événement. Ce dont vous ne soupçonnez pas, c’est que, grâce à un CRM ou Customer Relationship Management, vous pouvez gérer votre planning de salles tel que vous le feriez avec Google Agenda ou Outlook.
En reliant un planning de salles à un CRM, vous pourrez :
Disposer d’une solution centralisée
Certains CRM ont été conçus spécifiquement pour répondre aux besoins de votre activité en matière de gestion d’événements et de réservation d’espaces.
L’une des principales caractéristiques de ces logiciel de gestion est qu’elles stockent vos données dans le cloud et permettent un accès en temps réel. Vos collaborateurs ont donc accès à toutes les informations nécessaires à la bonne gestion de vos salles et peuvent en conséquence maximiser leur utilisation.
Eviter les doubles réservations de salles
Si vous ne parvenez pas à déterminer rapidement quelle salle est disponible et à quelle heure, c’est tout simplement que votre planning de salles actuel est obsolète.
Le planning de salles de Lab Event vous permet d’obtenir une vue d’ensemble de vos réservations et des disponibilités pour ne plus avoir à promettre à vos clients une salle alors qu’elle est déjà réservée.
Avoir accès à plus de détails sur vos réservations
Si vous prévoyez de réserver une salle pour un futur événement, il se pourrait que vous ayez besoin d’équipements supplémentaires. Avec Lab Event, vous pourrez réserver une salle correspondant à l’événement en question, y inclure différents types de ressources ou tout autre élément répondant aux besoins de vos clients.
Le logiciel de gestion d’événement de Lab Event vous donnera accès à différentes vues de planning pour un meilleur aperçu de l’occupation de vos salles. Vous pourrez utiliser la fonction filtre pour afficher uniquement les salles que vous souhaitez voir apparaître sur votre planning, afficher l’occupation de vos salles par suivi d’événement ou par échelle de temps.
Tous les événements précédents et futurs sont conservés dans le planning de salles afin de pouvoir y accéder à tout moment.
