Le jour de votre événement est arrivé, vous pensez avoir tout brillamment planifié : liste des invités, lieu, traiteur, animations… mais mauvaise surprise, vous avez omis certains détails qui risqueront de vous faire perdre le contrôle sur votre événement.
Pour toute agence événementielle, planifier un événement n’est pas si simple que ça en a l’air, et s’il y a bien une chose qu’il faudrait en tirer, c’est de prendre le temps d’organiser chaque étape tout en vous assurant que rien ne sorte de la chaîne.
Certes, chaque événement est unique et demande plus ou moins de temps et d’efforts en fonction de leurs objectifs et enjeux, mais en utilisant les bons outils, vous pouvez déjà vous assurer de gagner du temps que vous pourrez consacrer à la création d’expériences uniques.
Voici nos meilleurs conseils pour vous aider à organiser vos événements sans rien oublier :
Etape 1 : Planifiez votre événement
Concevoir un événement réussi en étant sûr de ne rien oublier passe forcément par une planification en amont. Pour cela, vous devez prendre en compte tout ce dont vous jugez utile pour l’événement dans les moindres détails.
Il est donc essentiel d’avoir une liste détaillée de tâches à suivre avant, pendant et post-événement.
Créer une ou plusieurs checklist est la meilleure façon pour vous aider à planifier votre événement sereinement. Vous pourrez dès lors composer vos checklists en fonction des dates de début et de fin, du budget, du lieu ou des participants et donner à chaque membre de votre équipe une vue d’ensemble des tâches à réaliser pour le fameux jour J.
Notre conseil : créez votre liste de choses à faire assez tôt pour ne pas risquer de compliquer le processus de planification de votre événement. La plateforme Lab Event vous permet de créer vos propres modèles de checklists pour aller encore plus vite.
Etape 2 : Elaborez un calendrier
Le calendrier est un incontournable de l’événement à ne pas sous-estimer. Il vous permet de déterminer les dates auxquelles chaque tâche doit être accomplie et quand elle devrait l’être.
Vous devez vous assurer de créer un calendrier simple à utiliser et à suivre : vous et vos équipes pourront dès lors garder une trace de la progression de l’événement, organiser des rendez-vous ou encore ajouter des rappels pour vous aider à garder en mémoire tout ce que vous pourriez oublier.
Le calendrier de Lab Event est conçu pour vous aider à planifier et programmer facilement vos événements. Vous travaillez ainsi en fonction des dates que vous vous êtes fixées pour vous assurer d’effectuer toutes les activités à temps.
Etape 3 : Organisez votre événement
Votre événement est confirmé, vous avez trouvé le lieu idéal et sélectionner tous vos prestataires, il ne vous reste plus qu’à programmer la ou les journées.
Pour ce faire, vous devez préparer un plan stratégique avec les principales étapes à suivre pour atteindre vos objectifs.
Établir une feuille de route reste alors un point de repère pour garantir le bon déroulement de votre événement. Vous pourrez y faire figurer toutes les activités qui doivent avoir lieu, les responsables désignés, les délais ou l’organiser chronologiquement.
Utilisez-la ensuite pour communiquer avec toutes les personnes impliquées pour être sûr de ne rien laisser s’échapper : transmettez votre feuille de route à votre équipe, vos prestataires, fournisseurs ou autre pour que chacun sache clairement ce dont il est responsable.
Lab Event permet aux agences événementielles de gérer simplement leurs événements à l’aide de fiches de mission, fiches de brief, feuilles de route pour un meilleur suivi.
Organiser un événement, quelle que soit sa taille, demande beaucoup d’efforts, mais en ayant sous la main les bons outils, vous pouvez déjà éliminer une partie du stress. L’avantage d’utiliser le logiciel Lab Event pour organiser ses événements, c’est surtout de s’assurer de ne manquer aucune étape (recherche de prestataires et de lieux, création de propositions, éditions de factures…) pour gagner en efficacité sur l’ensemble de l’événement et avec toutes les personnes impliquées.
