Gestion de groupes
Si vous travaillez dans un office de tourisme et de congrès, vous êtes amené à intervenir lors de la réservation de groupes.
Pour gérer toutes les demandes, il vous faut un logiciel qui vous permettra la création de produits pour votre catalogue dédié aux groupes, un logiciel qui vous permettra aussi de créer des produits sur mesure en tenant compte des demandes du client.
Ce logiciel doit être flexible et ergonomique, doit pouvoir automatiser les demandes aux prestataires, vous permettre de vérifier des disponibilités, de modifier les dossiers de réservation, d’éditer des devis, factures, confirmations de réservation, etc.
Aussi il serait intéressant de pouvoir gérer la base de données de vos clients, de pouvoir sortir des statistiques et d’avoir une vision financière globale.
Lab Event est le logiciel de gestion de groupes et événements qu’il vous faut. Grâce à ce logiciel, vous pourrez gérer vos groupes de A à Z, tout en interrogeant directement votre base de données adhérents (lieux, restaurants, hôtels, prestataires techniques, navettes…)
Gestion des visites guidées
Une autre activité importante d’un office de tourisme et de congrès est la gestion de visites guidées touristiques.
Cette gestion peut être compliquée car il faut s’occuper des plannings des guides conférenciers, il faut vérifier les langues parlées, il faut pouvoir organiser des excursions, des circuits touristiques, etc.
Pour faire tout cela, il vous faut un logiciel de gestion d’information des visites. Aussi, il est nécessaire que le logiciel vous propose la gestion des plannings (des visites et des guides), la gestion des dossiers de visite de groupe et la possibilité de réserver les visites individuelles directement sur votre site web, via un formulaire de réservation.
Gestion de congrès ou des séminaires
D’autre part, si vous organisez des congrès ou des séminaires, il vous faut un logiciel qui vous permettra la gestion du tourisme d’affaires.
Depuis la réception de l’offre de vos prestataires à la gestion des formulaires d’inscription en ligne en passant par la gestion des participants au congrès
Ce logiciel devra vous permettre de suivre les demandes et les allotements, la vente de toutes les prestations, une base de données client et la facturation.
Il sera également important de pouvoir extraire des rooming lists et de les envoyer aux différents interlocuteurs concernés
Un accès sécurisé via un extranet aux organisateurs de l’événement serait un plus.
Le logiciel Lab Event vous permet la création de profils de participants : l’organisateur de congrès peut définir qui va venir (un exposant, un expert, un congressiste…) et lui attribuer un tarif différencié en fonction de son profil et de la date de réservation.
Aussi il est possible de définir la mise en place des hôtels et des restaurants proposés. Le responsable du congrès va pouvoir définir les hôtels avec lesquels il a des accords, ainsi que les restaurants pour pouvoir les proposer à ses participants.
La gestion de l’allotement devient très précise : l’organisateur du congrès va pouvoir définir le nombre de chambres par type de chambre et également les nombres de places réservées dans les restaurants… et surtout voir l’évolution en temps réel des réservations.
Vous pourrez suivre les réponses des participants car il est indispensable de connaître en temps réel les réservations et demandes des participants de façon claire, nette et précise.
Le paiement en ligne des participants est simplifié : Lab Event propose une connexion avec votre outil de paiement pour que chaque participant au congrès puisse valider sa réservation en ligne.
Et également la création d’un mini site dédié au congrès : personnalisable à vos couleurs, nous vous donnons le moyen de communiquer efficacement auprès des participants du congrès.
