Dans l’organisation d’un événement, il est possible que vous ayez besoin d’un logiciel spécifique pour pouvoir organiser et gérer efficacement les activités et tâches à faire. Cependant, le marché regorge de solutions variées qui prônent leur efficacité dans la gestion de ce type de projet. Pour choisir celui qui vous conviendra le plus, voici les types de logiciels qui peuvent vous aider.
Les logiciels CRM
Il existe 2 grands types de logiciels de gestion de projets événementiels sur le marché. Le premier étant les solutions CRM. Il s’agit d’un logiciel pour la gestion d’événements qui va vous permettre de gérer efficacement votre relation client. Ce logiciel va constituer une base de données que vous pouvez consulter à tout moment. Cette base de données concerne non seulement les informations sur vos clients, mais aussi, vos fournisseurs, vos leads et autres.
Un logiciel CRM vous permettra également de gérer la communication avec vos clients afin de personnaliser les offres à leur proposer. C’est un outil qui a la capacité d’évoluer dans le temps et en fonction de la relation que vous avez avec vos clients. Il permet aussi d’approcher vos cibles et clients potentiels en leur proposant des offres précises. A l’ère où la personnalisation de l’offre est devenue le principal critère de différenciation pour les entreprises, l’adoption d’un CRM tel que Lab Event semble être devenu une nécessité pour les entreprises.
Les logiciels qui permettent de gérer les activités
Il s’agit d’une solution qui va vous permettre de gérer les tâches à faire pour mener à bien votre projet événementiel. Ce type de logiciel de gestion de projet événementiel permet de réaliser la planification du projet, mais aussi, la gestion des tâches des équipes, ainsi que le suivi et le reporting des activités.
Selon les besoins de vos clients et l’objectif d’un projet événementiel, il est possible d’ajuster et d’adapter l’interface du logiciel en fonction. Vous pourrez entre autres, établir un planning des activités précis qui pourra être partagé avec vos collaborateurs et votre client. Vous pouvez aussi avoir un rappel ou une notification si une tâche est terminée ou à faire dans l’immédiat.
C’est aussi une solution qui vous permet de collecter ou de consulter directement les offres des prestataires qui peuvent vous aider dans l’organisation d’un événement. Vous pourrez alors les contacter directement et demander des devis, vous renseigner sur la réalisation d’une tâche, etc.
Ce type de logiciel est appelé ERP (Enterprise resource planning) ou progiciel de gestion intégré en français.
Avantages d’utiliser à la fois un logiciel CRM et de gestion de projet
Le logiciel CRM est une solution de gestion de projet qui peut vous aider à gérer efficacement la diffusion de mails et la gestion des participants à un événement. Cela peut être un email qui va servir pour proposer vos offres de service ou pour envoyer des invitations. Il peut également s’agir d’un partage de document ou d’un agenda pour réaliser efficacement un projet événementiel.
Un logiciel de gestion de projet événementiel peut aussi vous aider à cibler les destinataires de vos messages, afin de faire des rappels sur la date d’un événement ou pour le paiement d’une facture.
CRM et ERP sont totalement complémentaires en fusionnant à la fois la gestion de vos équipes et celle de vos clients. Ainsi vous bénéficierez d’une meilleure gestion de ces deux parties grâce à cette synergie. De plus, les fonctionnalités de l’un de ces logiciels peuvent être applicables à l’autre, et cela dans les deux sens.
Et enfin, dans la gestion de votre événement, ces deux types de logiciels permettent de connaître la satisfaction des clients afin de proposer une meilleure solution à l’avenir.
