Gérer un événement implique d’avoir une bonne organisation. Celle-ci peut passer par l’utilisation d’un bon logiciel gestion d’événements afin de garantir la réussite du projet. Il a pour objectif d’aider l’organisateur à simplifier et à faciliter la gestion de ses tâches, et à communiquer avec son équipe et les prestataires qu’il a engagés.
En quoi consiste un projet événementiel ?
Pouvant être un salon, une foire, une soirée, ou autres, un événement nécessite une organisation pointilleuse, mais aussi une bonne communication tant en interne qu’en externe. Elle englobe la gestion, l’organisation et la promotion des activités à faire et des objectifs à atteindre.
Un événement a également plusieurs finalités. Il peut viser la promotion d’une entreprise, mais aussi d’un produit ou d’un projet. Il permet également de faire des échanges entre les participants grâce à des teams building, des ateliers ou autres.
Pour organiser un événement, l’organisateur doit s’occuper de plusieurs tâches. Il entre en jeu dans la sélection des invités, la planification des animations, la répartition des tâches à faire, le choix des prestataires, etc. C’est également lui qui gère la logistique et le budget, et qui choisit le lieu qui accueillera l’événement et la mise en place de la décoration jusqu’à la gestion des feed-back des participants.
Rôle du logiciel dans la vente de billets ou la distribution des invitations
Pratique, un logiciel de gestion de projet événementiel permet à une agence de créer une page dédiée entièrement à un événement sur un site web spécifique. Ainsi, il est plus facile d’apporter une touche de personnalisation sur les invitations/billets à diffuser notamment avec des photos, logos, etc. Avoir une page dédiée permet également de faciliter la diffusion de ces derniers.
Ce type de logiciel offre la possibilité de vérifier à tout moment le nombre d’invitations distribué ou de billets vendus. De plus, les clients et invités auront la possibilité de recevoir directement leurs billets ou s’inscrire à l’événement avec seulement leur smartphone ou leur ordinateur.
Un logiciel qui facilite la promotion de l’événement
Un logiciel d’organisation d’événement rend également plus facile la promotion de l’événement. Il est doté de différents outils et fonctionnalités qui permettent d’assurer cette tâche. Vous aurez par exemple la possibilité d’assurer la réalisation d’une campagne de mailing comportant un lien qui redirigera le client vers la page de l’événement.
L’outil permet également de réaliser des opérations promotionnelles considérant les attentes de chaque cible. Ce type de logiciel peut être intégré à votre site web afin d’améliorer la visibilité de votre événement. Il peut même gérer le référencement pour que votre événement soit visible sur les moteurs de recherche et les réseaux sociaux.
Une solution qui facilite l’organisation de l’événement
Une plateforme d’organisation d’événements a pour fonction de faciliter les tâches de l’organisateur. Sa conception offre la possibilité d’accéder à des outils permettant le suivi en temps réel de l’événement. Il intègre également des outils de reporting et de pilotage.
De plus, la numérisation permet aux clients d’avoir directement les informations nécessaires sur leurs smartphones. Ils peuvent aussi avoir directement les billets sur leurs mobiles. Ce qui est pratique pour l’enregistrement des entrées.
