Si vous êtes une agence événementielle, vous savez comment il est difficile de garder tous les détails de vos événements en tête.
Aussi, si vous êtes amené à travailler en équipe, vous avez besoin de pouvoir partager des informations et documents avec vos collaborateurs.
Pour cela, il est indispensable d’utiliser un logiciel qui vous permettra de travailler sereinement.
Ces outils sont facilement personnalisables et en constante évolution. Ils vous permettront d’organiser votre événement du début à la fin avec des fonctionnalités adaptées à vos besoins.
Quels sont les avantages d’utiliser un logiciel pour organiser son agence?
Un logiciel d’organisation événementielle ou EMS (Event Management System en anglais) vous permet de centraliser toutes les données de vos clients et de vos prestataires dans un CRM ; il vous permet également de gérer l’événement depuis la prise de brief jusqu’à la création d’une feuille de route; d’éditer des devis et factures et de préparer des recommandations pour vos clients.
Ce logiciel vous aidera à organiser votre événement en vous facilitant le suivi commercial et le suivi de vos tâches. En effet, le logiciel de gestion événementielle vous apporte un gain de temps important.
Comment choisir votre logiciel de gestion d’événement, pour une agence?
Les critères principaux pour bien choisir son logiciel sont la facilité d’utilisation de la plateforme, assurez vous qu’elle soit ergonomique; et la pertinence de ses fonctionnalités pour vos besoins.
Aussi, un bon logiciel de gestion d’événement devrait faciliter la collaboration et son utilisation par tous les membres d’une équipe, qu’ils soient internes ou externes.
Un autre critère important à retenir est la possibilité de suivre votre budget par événement à travers des rapports financiers. En effet, le logiciel devrait vous fournir une vue d’ensemble du budget cible, du coût réel, des paiements effectués à ce jour et du solde dû.
Les 3 meilleurs logiciels selon nous
Dans le marché, il existe une multitude de logiciels qui peuvent vous aider à gérer vos événements.
Voici notre liste des top 3, avec leurs fonctionnalités principales:
#1 Lab Event
Lab Event est le premier logiciel SaaS regroupant tous les besoins organisationnels des métiers de l’événementiel. C’est un logiciel intuitif et ergonomique, configurable sur mesure et qui vous facilite l’accessibilité à vos données.
Ses principales fonctionnalités sont:
- Gestion d’événement
- CRM
- Gestion de prestataires
- Calendrier partagé
- Edition de présentations, recos, checklists, feuilles de route
- Facturation, gestion de marge
- Statistiques
#2 Suite Microsoft Office
Microsoft Office est une suite d’applications bureautiques pensées à la fois pour les particuliers et les professionnels.
Elle est composé de plusieurs outils comme:
- Word : un éditeur de texte
- Excel : un gestionnaire de feuilles de calcul
- PowerPoint : un outil de présentations
- Outlook : un gestionnaire de courriers électroniques
- OneNote : un outil de prise de notes
Il existe aussi en complément des solutions à destination des entreprises et uniquement pour les ordinateurs équipés de Windows comme:
- Publisher : un outil de mise en page riche
- Access : un gestionnaire de bases de données
#3 Event Booking engines
Event Booking Engines est une plateforme de réservation d’événements basée sur le cloud pour les lieux, les hôtels, les restaurants, les traiteurs et les groupes hôteliers.
Ses principales fonctionnalités sont:
- CRM
- Transfert automatisé de prospects
- Calendrier principal
- Propositions personnalisées
- Paiements en ligne
- Planification des salles
- Tableaux de bord et rapports
Lab Event, le 1er logiciel ERP/CRM dédié aux acteurs de l’événementiel, est la solution qu’il vous faut.
Cet outil a été spécialement conçu pour vous aider à gérer un événement depuis la prise de brief jusqu’au jour J . Si vous utilisez Lab Event, vous construirez des propositions plus adaptées et pertinentes à vos clients et vous faciliterez le travail à vos équipes.
