Le logiciel événementiel est un outil informatique qui permet de faciliter la gestion des événements
C’est une solution pour l’organisation de ceux-ci tels que des conférences, des expositions, des mariages, des réceptions, des séminaires ou encore des festivals.
L´outil événementiel peut être utilisé par des organisateurs professionnels, par des entreprises mais aussi par des associations, des institutions et des particuliers
Conçu pour faciliter l’organisation d’un événement, il offre une malléabilité incontestable dans la gestion de plusieurs aspects événementiels notamment la gestion des finances, la gestion des invités, la planification des activités, la gestion des prestataires etc.
Il existe 2 grandes typologies de logiciel dédié à l’événementiel :
- Les logiciels de gestion des participants (ou des invités)
- Les logiciels de gestion évènementiels (logiciels métiers dédiés aux pros de évènementiel)
Les logiciels de gestion des participants
Il en existe de très nombreux sur le marché. Voici les principales fonctionnalités :
- La gestion des inscriptions : consiste à optimiser l’expérience client et permet l’inscription en ligne au lieu de remplir un formulaire à la main.
- La gestion d’un site web dédié à évènement : il permet de communiquer sur l’évènement (le formulaire d’inscription est souvent présent sur ce site web).
- La gestion des badges : est une étape importante dans l’organisation d’un événement. En effet, les badges permettent d’identifier facilement les participants. Les logiciels de gestion des badges permettent de créer et personnaliser les badges électroniques des participants en y introduisant leurs informations.
Il existe bien sur d’autres fonctionnalités reliées à cette gestion des participants que nous ne détaillerons pas ici comme la mesure de la satisfaction, l’envoi et la planification d’email/sms…
Les logiciels de gestion événementiels (logiciels métiers dédiés aux pros de l’événementiel)
Il s’agit ici de logiciels dédiés aux professionnels de l’événementiel : agence, lieux, prestataires et parfois annonceurs.
Il convient de sous catégoriser les logiciels métiers :
- Logiciel pour l’organisation de salons professionnels
- Logiciels pour les évènements corporate ou privé
- Logiciel pour les évènements grands publics
Logiciel pour l’organisation de salons professionnels
Il existe des logiciels spécifiques pour gérer les salons quand on en est l’organisateur. Ces logiciels permettent de gérer les exposants, le plan du salon les accréditations, les conférenciers, les sponsors etc
Logiciels pour les évènements corporate ou privé
Il s’agit ici des logiciels permettant aux structures de gérer leur activité à la fois commerciale mais aussi organisationnelle et financière.
Les fonctionnalités présentent dans ce type de logiciel :
- Base de données des contacts clients
- Base de données des contacts fournisseurs
- Système de devis et facturation
- Gestion des articles
- Suivi de la relation commerciale
- …
C’est le métier de Lab Event
Logiciel pour les évènements grands publics
Le 2 précédents types de logiciels ne sont pas totalement adaptés aux évènements grands publics mais peuvent se compléter pour répondre aux besoins inhérents à cette typologie d’événement.
Ces logiciels évènementiels sont très spécifiques et utilisés comme indiqués principalement par les professionnels qui veulent optimiser la gestion de leur entreprise
En conclusion, les logiciels évènementiels sont assez divers et répondent à plusieurs typologie de besoins.
