Si vous souhaitez organiser vos congrès et vos conventions, vous verrez que la tâche est difficile et la route semée d’embûches. Heureusement, on vous a fait un petit récap des éléments à ne pas négliger !
Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Pourquoi ?
La première chose à faire sera de répondre aux questions suivantes : Qui ? Quoi ? Quand ? Où ? Comment ? Pourquoi ?
- Qui ? Veillez à bien définir la cible que vous souhaitez inviter à votre congrès. Déterminez un nombre maximum de participants. Faites attention à ne pas prendre une cible trop restreinte ou au contraire une cible trop large. Vous devez aussi déterminer à qui vous allez vous adresser : est-ce un public professionnel ou au contraire souhaitez-vous toucher tout le monde ?
- Quoi ? Sur quel thème souhaitez-vous orienter votre congrès ? Il est très important d’avoir un titre qui donne envie de s’intéresser à l’événement et qui soit en adéquation avec votre cible. Souhaitez-vous que ce congrès prenne la forme d’une discussion entre tous les participants ou bien qu’il prenne la forme d’une conférence ? Ce sera à vous d’expliquer clairement ce que vous souhaitez afin de donner envie à votre public.
- Où ? Définir à l’avance le lieu est primordial. Demandez-vous si le congrès est en adéquation avec les valeurs du territoire où vous souhaitez l’organiser. Si vous souhaitez attirer beaucoup de monde, il vous faudra vous installer dans une grande ville desservie par de nombreux transports en commun.
- Quand ? La date. On ne le répétera jamais assez, mais réfléchissez plus d’une fois à la date de votre congrès. Faites attention à ce qu’il n’y est pas d’autres événements prévus au même moment. Ou que cette date tombe sur un jour chômé par exemple (surtout si vous l’organisez dans un autre pays que la France).
- Comment ? Quels sont les moyens que vous souhaitez mettre en œuvre ? Souvent c’est le budget qui répondra à cette question. Prévoyez-le en fonction de vos ambitions.
- Pourquoi ? Le pourquoi est la raison de faire. Pourquoi souhaitez-vous organiser ce congrès ? Quel message et quelles valeurs souhaitez-vous transmettre ? Les participants sont sensibles à la raison d’être d’un événement, donc ne négligez pas ce volet.
La communication à ne pas négliger
Vous aurez beau avoir un cahier des charges impeccables, avec des invités de prestiges, si vous négligez la communication, alors personne ne viendra à votre congrès. En amont, préparez un rétro-planning pour établir votre stratégie ? Quels sont les canaux à utiliser ? Presse spécialisée ? Télévision ? Radio ? Affichage publicitaire ? Chaque stratégie de communication est différente, il faut l’adapter à votre cible !
N’hésitez pas à voir grand et à envoyer des invitations aux leaders du secteur ! C’est en osant que l’on progresse et que l’on s’affirme.
Les autres éléments à ne pas oublier
Quelques éléments auquel il faut réfléchir pour son congrès :
- L’hébergement : si votre congrès est sur plusieurs jours, prévoyez unes solution d’hébergement pour les participants.
- Le repas : prévoyez également un repas (buffet, repas assis, quel traiteur ? et un cocktail de fin pour clôturer en beauté votre congrès.
- L’équipement : choisissez bien votre équipement. Renseignez-vous bien sur les prestataires sons, images, etc pour avoir la meilleure qualité.
- La sécurité : obligatoire dans le climat actuel, faites appel à un sous-traitant confirmé pour sécuriser votre congrès contre tout événement inattendu.
- Prévoir les aléas : ils sont inévitables et vous demanderont une grande réactivité. Imaginez des scénarios imprévus avec votre équipe et réfléchissez à quelles solutions mettre en œuvre. Prévoyez aussi du matériel de rechange, une casse est si vite arrivée.
Voilà, vous avez maintenant quelques clés en mains pour préparer au mieux votre congrès !
