Organiser un événement est une tâche qui demande à accorder de l’attention et requiert une préparation consciencieuse. Dans l´organisation de chaque évènement, il y´a des étapes bien définies qu ́il ne faut pas négliger :
1- Définir les objectifs de l’événement : posez-vous la question et dites-vous pourquoi vous tenez à faire cet événement. Les questions que vous allez vous poser vous permettent de fixer vos objectifs et de mesurer la faisabilité de votre événement.
2- Fixer un budget : afin de couvrir le coût de votre événement, il est essentiel de déterminer un budget. Cela est impératif pour avoir la possibilité de réaliser un bon concept.
3- Choisir une date et un lieu pour l’événement : Il faut savoir que le choix de la date de l’événement influe beaucoup sur son succès. par exemple, optez pour les week-end au lieu des jours de semaine, ou encore le soir au lieu du jour afin d’attirer un grand nombre de personnes. De plus, assurez-vous que la date de votre événement ne coïncide pas avec un autre événement important.
Ainsi, pour donner une bonne image sur votre projet, vous devez être attentif dans le choix de l’endroit. Optez plutôt pour un lieu qui se trouve à la disposition de votre public et réservez-le bien à l´avance.
4- Commencer à inviter : une fois avoir choisi le lieu et la date de votre événement il convient de faire la liste de vos invités et les inviter à votre événement. Pour vous faciliter la tâche des invitations, utilisez des outils en ligne comme les cartes d´invitations électroniques. N´oubliez pas de leur indiquer le jour, l’heure et l’adresse.
5- Trouver ses prestataires : après avoir invité, il vous convient de trouver des prestataires adéquats pour votre événement. Pour ce faire, il faut faire une liste de vos besoins en traiteur, intervenants, photographes, décoration etc.
6- Planifier les activités : la planification des activités de l´événement est une étape importante qui consiste à prendre en considération les intérêts de vos invités.
7- Organiser la nourriture et les boissons : la nourriture et les boissons sont le pilier de chaque évènement, il faut savoir comment garnir les buffets, quelles sont les préférences des clients et surtout prévoir une grande quantité.
8- Entrevoir un plan de secours : un plan de secours est le plan B que vous devez prévoir. on est jamais à l´abri des imprévus, c’est pourquoi il faut toujours avoir un plan pour les situations d’urgence telle que la panne d´électricité.
9- Préparer les documents nécessaires : pour organiser votre événement assurez-vous d’avoir à portée de main tous les documents comme les licences et les permis.
