Excel est sans aucun doute l’un des outils les plus utilisés par les entreprises pour gérer des données. Il représente même un choix indispensable pour effectuer tout type de tâches répondant aux besoins organisationnels. Et pour cause, de nombreux professionnels de l’événement font d’Excel un choix naturel pour organiser leurs événements, leurs clients ou encore pour effectuer leur facturation.
Il peut être la ressource idéale pour effectuer des analyses de données ou faire ses tableaux de reporting. Mais lorsqu’il s’agit de gestion événementielle, et malgré ses avantages, ce fameux programme ne suffit tout simplement plus.
Pourquoi les organisateurs d’événement utilisent-ils Excel ?
Il n’est pas surprenant que la plupart des organisateurs d’événement sont encore attachés aux feuilles de calculs d’Excel.
L’une des premières raisons qui pousse à utiliser Excel est la facilité d’accès. En effet, l’outil est installé sur pratiquement tous nos bureaux, ce qui ne nécessite pas d’intégration spécifique ni de coûts supplémentaires contrairement à des outils Saas. Ensuite, l’outil offre de multiples fonctionnalités pour manipuler ses données et réaliser des tableaux de tout genres à l’aide d’une interface assez simple à manipuler et accessible à tous les utilisateurs.
Excel peut donc, au premier abord, se révéler être la solution économique et avec un faible coût d’apprentissage. Néanmoins, même si les feuilles de calculs sont très pratiques, elles n’ont pas la même puissance qu’un outil spécialement conçu pour l’organisation d’événements. Il est tout aussi important de prendre en compte les nombreuses complications auxquelles vous pourriez être confrontés en utilisant Excel pour gérer vos données événementielles.
4 exemples pour lesquels Excel présente ses limites dans l’événementiel
Il n’assure pas la bonne gestion des contacts
Gérer ses contacts dans Excel peut être pratique au début, à partir du moment où vous ne cherchez pas à créer de liens avec ces derniers. Vous aurez forcément besoin d’indiquer des informations complémentaires, de gérer les appels et rendez-vous. De plus, la saisie manuelle rend le travail long et fastidieux. Vous pourriez passer des heures à mettre à jour quotidiennement les détails des clients sur des feuilles de calcul. La meilleure façon de rattraper ce temps perdu est d’utiliser un outil qui permet de centraliser les données clients et d’automatiser la saisie d’informations.
Des logiciels CRM dédiés à l’événementiel tel que Lab Event vous donne accès à de multiples fonctionnalités permettant un meilleur suivi et une plus grande satisfaction client.
Il ne permet pas de gérer convenablement son budget
Beaucoup d’organisateurs d’événement sont habitués à utiliser Excel comme planificateur budgétaire. Pour un budget simple, Excel est facile à utiliser. Mais à mesure que le volume de données analysées augmente, vous constaterez que ces données peuvent conduire à des feuilles de calcul pleines d’erreurs. Un mauvais clic, l’écrasement de données ou même la suppression accidentelle d’une cellule peuvent conduire à de gros problèmes. Alors même si l’erreur est humaine, vous devriez à tout prix les éviter !
Un logiciel de planification budgétaire comme Lab Event peut aider à la gestion des dépenses de votre entreprise. Le logiciel est conçu pour simplifier et rationnaliser le processus de budgétisation et vous fera gagner beaucoup de temps par rapport à Excel.
Il n’est pas conçu pour gérer ses devis et factures
S’ajoute à cela une limite du travail collaboratif. Pourtant essentielle dans l’organisation d’un projet événementiel, Excel ne permet généralement pas de faire travailler simultanément plusieurs personnes avec des fichiers similaires. Il est donc indispensable de permettre à vos équipes de suivre convenablement l’état d’avancement d’un devis ou d’une facture afin de leur permettre d’agir en fonction.
Grâce à ses fonctionnalités avancées, Lab Event vous permet de réaliser vos devis et factures tout en assurant la sécurité, le contrôle, la fiabilité et l’exactitude des données.
Il n’est pas surprenant qu’Excel soit encore utilisé pour éditer des devis ou factures. Une pratique courante qui peut engendrer de nombreux problèmes. Sans accès aux bons outils, le risque d’erreurs est 2 fois plus important en saisissant manuellement ses devis ou factures sur Excel. De plus, le manque de contrôle peut compromettre l’exactitude des données et générer des erreurs qui sont généralement difficiles à détecter et qui peuvent affecter votre résultat net.
Il n’est pas adapté pour gérer un calendrier
Créer des calendriers à partir des feuilles de calcul d’Excel est possible, mais est-ce réellement une bonne idée ? Dès l’instant où vous souhaitez partager votre calendrier avec votre équipe, consulter rapidement vos disponibilités ou envoyer des rappels calendaires, un outil qui inclut un calendrier événementiel sera nettement plus adapté.
Lab Event vous donne la possibilité de gérer un calendrier entièrement connecté à tous vos événements. De cette façon, vous aurez un aperçu rapide des événements en cours et à venir sur votre calendrier ainsi que ceux de vos collaborateurs pour ne rien manquer. Contrairement à des outils tels que Excel, le calendrier de Lab Event vous donne un aperçu rapide de la disponibilité de vos espaces.
