FAQ

Vous pouvez nous contacter par téléphone au 01 77 35 03 72 ou prendre un rendez-vous du lundi au vendredi entre 9h30 et 18h30. Pour plus de liberté, vous pouvez nous écrire à notre adresse email contact@lab-event.com à toutes heures du jour ou de la nuit.

Vous avez accès à votre propre session d’essai gratuite pendant 1 mois, vous pouvez ensuite choisir d’acheter ou non le logiciel.

Nous vous proposons un délai de rétractation de 1 mois après l’achat de votre licence. Si vous ne souhaitez pas acquérir le logiciel nous vous remboursons sous ce délai.

Pour faciliter le transfert de vos données et ne pas rentrer tout manuellement, nous avons développé un système d’importation. Téléchargez le fichier avec votre porte-feuille client dans la base de données et voilà !

Si vous décidez de quitter Lab Event, pas de souci. Vous pouvez également exporter ce portefeuille client.

Oui, un système de rôle précis vous permet de gérer les accès que vous voulez accorder à vos collaborateurs. Vous pouvez décider d’accorder, ou non de voir, créer, modifier ou supprimer des données selon le rôle de l’utilisateur.

Oui, une API est fournie dans Lab Event. Elle vous permet de récupérer les données des produits et des packages ainsi que de créer des événements. Si vous le souhaitez, vous pouvez ensuite les afficher sur votre site internet ou sur votre application.

Oui, les données sont hébergées sur un serveur indépendant, ainsi vous avez votre propre instance de base de données.

Le module de gestion d’événements vous aide à organiser votre temps autour de toute votre activité événementielle. Il vous aide à ne rater aucune opportunité et à avoir un suivi sans faille.

Ce module a plusieurs fonctions :

1. Prise de brief intelligente
2. Suivi client et historique des événements du client
3. Demande de devis simple car intégration automatique des produits
4. Suivi des propositions

Plusieurs moyens pour créer un nouvel événement grâce au bouton « Nouvel événement »

1. Dans le menu en haut à droite
2. Sur une fiche contact client
3. Dans la liste des événements

Dans l’onglet Client, tapez dans la barre de recherche le nom de votre client ou la société cliente pour le retrouver dans la base de données.
Si c’est un nouveau client, cliquez sur “+ Nouveau Client” pour créer un client depuis la fiche événement.

Vous retrouvez dans le suivi commercial toutes les informations reliées à l’événement telles que le nom du commercial, la source, le suivi de prestation, les tâches reliées, l’historique d’emails échangés, ainsi que les rendez-vous et les appels passés avec ce client.

Dans la rubrique Activité avec le client, cliquez sur “+ Tâche” ou “+ info” puis remplissez les champs.

Le brief général est l’onglet où vous retrouverez tous les détails concernant l’événement, du nombre d’invités à la description précise de l’événement en passant par les horaires et bien d’autres.

Plusieurs moyens pour ajouter un lieu ou une prestation à partir d’un événement :

1. Dans la fiche d’un événement,cliquez sur « Chercher et ajouter une prestation » dans la rubrique Brief général.
2. Vous pouvez également y accéder en cliquant sur le bouton “Rechercher un lieu/prestataire” dans la rubrique “Lieux ou Prestations souhaitées”.

Attention ! Vous devez choisir un type d’événement avant de pouvoir rechercher un lieu ou une prestation !

Dans l’onglet suivi commercial, cliquez sur “+ mail” pour envoyer un mail au client.

Dans la liste des lieux et prestations sélectionnés, cliquez sur l’icône “enveloppe” au bout de la ligne du lieu ou de la prestation souhaité. Choisissez ensuite si vous voulez envoyer un email au client ou au prestataire de cette prestation.

Dans le menu Administration, allez dans « General » puis dans la partie « Logo de la société », cliquez sur “Importer une image”

Dans la rubrique Activité avec le client, cliquez sur “+ Tâche” ou “+ info” puis remplissez les champs.

Le CRM sert à se constituer un véritable fichier client, une base de données indispensable aux services marketing. Le CRM permet non seulement de fidéliser mais également de mieux connaître ses clients et de personnaliser ses offres. Vous pouvez retrouver dans notre CRM, les informations générales de la société cliente, tous les contacts lui étant assignée, les activités passées avec ce client (société et contacts) ainsi que les événements faits avec votre société et les demandes d’événements n’ayant pas abouties.

Ce module a plusieurs fonctions :

1. Portefeuille client complet et sûr
2. Suivi client et historique des événements du client
3. Coordonnées du client

Plusieurs moyens pour créer un nouveau client grâce au bouton “Nouveau client”

1. Dans le menu déroulant en haut à gauche
2. Sur une fiche Client
3. Dans la liste des clients

Nous avons prédéfini que le client était la société demandeuse de prestations. Le contact est quant à lui l’interlocuteur entre la société et vous.

Cette étoile montre quel contact est le contact principal d’une société cliente.

Les nouvelles méthodes de gestion optimisée, de même que les systèmes d’information qui relient tous les acteurs de l’événementiel dans le développement de nouveaux produits transforment peu à peu le prestataire en un partenaire à part entière de l’entreprise.
Retrouvez également toute votre base de donnée de lieux et prestataires au même endroit avec un mode de recherche pertinent.

Ce module a 3 fonctions :

• Fonction de base de données où vous retrouvez tous vos lieux et prestations (informations, photos, vidéos, prix…) et les événements liés
• Fonction de base de données où vous pouvez développer des relations avec vos prestataires avec un suivi commercial complet et précis
• Fonction de système de gestion de contenu (CMS) : module destiné à la conception et à la mise à jour dynamique de site Web. Vous pouvez publier vos lieux et prestations sur votre site directement depuis Lab Event

Plusieurs moyens pour créer un nouveau partenaire grâce au bouton “Nouveau prestataire”

1. Dans le menu déroulant en haut à gauche
2. Sur une fiche Prestataire
3. Dans la liste des Prestataires

Dans l’onglet Taux de commission, vous pouvez définir le taux qui sera appliqué automatiquement au(x) prestation(s) du prestataire, pour vous à titre informatif, mais également dans le module Budget pour créer vos propre devis à présenter à votre client.

Plusieurs moyens pour créer un nouveau lieu ou prestation grâce au bouton “Nouveau Leiu/prestation” :

1. Dans le menu déroulant en haut à gauche
2. Sur le liste de vos lieux et prestations
3. Sur une fiche d’un lieu ou d’une prestation

Deux solutions s’offrent à vous depuis l’onglet Médias de la fiche du lieu ou de la prestation :

• Par glisser-déposer
• En cliquant sur le “+” dans le rectangle bleu. Cela ouvre votre explorateur de fichiers. Il ne vous reste plus qu’à choisir les photos à importer.

Dans l’onglet Médias, vous pouvez copier-coller le lien de la vidéo de votre choix dans la barre prévue à cet effet, à droite de votre écran.

Après avoir accédé à la fiche du lieu ou de la prestation, rendez-vous dans l’onglet Landing Page, puis dans le menu déroulant Statut, sélectionnez “Fiche complète ».

Cliquez sur “Administration” puis sur “Gestion des utilisateurs” dans le menu déroulant. La liste de tous les utilisateurs s’affichent.

Depuis le gestionnaire d’utilisateurs, cliquez sur le bouton “Ajouter un utilisateur”. Vous pouvez ensuite remplir le formulaire.

Modifiez l’utilisateur dont vous voulez modifier le rôle ou statut en cliquant sur l’icône “crayon”. Ouvrez le menu déroulant statut ou rôle et choisissez.

Dans Administration, cliquez sur Rôle.

Sélectionnez le nom du rôle que vous voulez définir puis cochez ou décochez les cases correspondantes.

Une case cochée donnera la possibilité aux utilisateurs ayant ce rôle d’interagir avec cette tâche.

Une case décochée refusera l’accès à cette tâche aux utilisateurs ayant ce rôle.

Cliquez sur “Administration” puis sur “Gestion des emails” dans le menu déroulant.

Les balises HTML permettent de mettre en forme le texte et de placer des éléments interactif, tel des liens, des images ou bien encore des animations.

Dans le module “Administration”, cliquez sur l’enveloppe puis sur “Modèle HTML”. Appuyez sur le bouton “Nouveau modèle”.

Ensuite, vous pouvez importer un modèle HTML.

Dans le gestionnaire des modèles HTML, cliquez sur l’icône “crayon” au bout de la ligne correspondante au modèle que vous voulez modifier.

Dans le gestionnaire des modèles HTML, cliquez sur l’icône de téléchargement au bout de la ligne correspondante au modèle que vous voulez télécharger.

Dans le module “Administration”, cliquez sur l’enveloppe puis sur “Modèle d’emails”. Appuyez sur le bouton “Nouveau modèle”.

Rentrez obligatoirement tous les champs marqués d’une astérisque rouge.

Dans le gestionnaire des modèles d’emails, cliquez sur l’icône “crayon” au bout de la ligne correspondante au modèle que vous voulez modifier.

Ecrivez dans la barre de recherche le nom du modèle ou la cible, puis cliquez sur la loupe pour lancer la recherche.

Plusieurs moyens pour envoyer un email grâce à l’icône enveloppe :

1. Sur le liste de vos clients : cliquez sur l’enveloppe au bout de la ligne correspondante au destinataire.
2. Sur une fiche événement : cliquez sur “+ Mail” dans la rubrique “Suivi commercial”.
3. Sur une fiche événement : cliquez sur l‘icône enveloppe dans la rubrique “Produits sélectionnés”.
4. Sur une fiche événement : dans la rubrique “Produits sélectionnés”, cliquez sur l’icône oeil pour visionner un produit. Cliquez ensuite sur l’enveloppe pour envoyer un email au partenaire.
5. Sur une fiche Société : cliquez sur “+ Mail” dans la rubrique “Activité avec le client” ou dans la rubrique “Contacts” grâce à l’icône enveloppe.
6. Sur une fiche Contacts clients : cliquez sur l’enveloppe au bout de la ligne correspondante au destinataire.
7. Sur une fiche produit : cliquez sur “+ Mail” dans la rubrique “Activité”

Une fois la fenêtre email ouverte, choisissez un modèle d’email dans le menu déroulant. Vous pouvez ensuite le modifier si besoin.

Les champs dynamiques sont également disponibles.