100% event-driven
Designed by event professionals, our event creation and management module will guide you every step of the way to make your event a success.
Artificial Intelligence
An efficient system of algorithms and filters reinforced by our experience in the event industry that responds to customer briefs quickly, with a list of products adapted to their needs.
Your benefits
- Your event created in a few clicks
- Organization of your events by a simple drag and drop
- Relevant algorithms for targeted searches, specific to the event industry
- A dynamic field system for a quick briefing
- Events grouped on a powerful and customizable platform
- Easy access to information
- Features to help you organize (tasks, checklists…)
- An interconnection between all aspects of your event
- An integrated and powerful estimate and invoice module
Client testimonial
“Before, just taking the brief took me at least 30 minutes, because I forgot to ask some important questions and I wrote down all my information on paper…. With Lab Event, everything is centralized, I no longer have to call the client back for a forgotten question and I never take more than 10 minutes to formalize my brief. It’s a great time saver when we have a lot of events every week and most importantly I can share the information with my colleagues or they can take over my file when I am off :-)”
Claire, project manager in an event agency
Practical Case
As an event agency, you need to set up events for your clients. To do this, you need a tool that allows you to take the client brief, search for and interview providers, without forgetting to exchange with your client. Our goal is to make you more efficient and facilitate your event management. Here’s how to do it.
The event management software will first ask you to indicate for which client you are organizing this event. Once the client company is selected or created, you select the privileged contact of this company with whom you wish to discuss this event.
After defining this first step, you will begin to indicate the information of the brief, that is to say the number of people, the date of the event, the envisaged budget… With Lab Event, everything is thought to not forget any main information in your brief!
Then the stage of the choice of the type of services intervenes: my customer wishes to organize a team building followed by a party? Does he want a caterer? Do I set up a particular animation? According to the indications of the brief, the software allows you to compose your event by adding all the desired services.
Once these services are added, you will be able to transcribe the related information on an integrated calendar allowing a clear view of the course of the event.
Now comes the stage of looking for providers. Lab Event offers you, with its intelligent filter system, to refine your search to find the corresponding products.
Once your event is composed, you will have two options:
- request a quote from various service providers. Our software allows you to produce estimates at record speed, thanks to the pre-saved templates.
- send a proposal to your client. For your convenience and to save time, you can choose from your pre-filled email templates.
Organizing an event has never been easier!
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FAQ Événements
Qu’est ce que c’est ?
Le module de gestion d’événements vous aide à organiser votre temps autour de toute votre activité événementielle. Il vous aide à ne rater aucune opportunité et à avoir un suivi sans faille.
A quoi sert-il ?
Ce module a plusieurs fonctions :
- Prise de brief intelligente
- Suivi client et historique des événements du client
- Demande de devis simple car intégration automatique des produits
- Suivi des propositions
Comment puis-je créer un nouvel événement ?
Plusieurs moyens pour créer un nouvel événement grâce au bouton “Nouvel événement”
- Dans le menu en haut à droite
- Sur une fiche contact client
- Dans la liste des événements
Comment lié un client à un événement ?
Dans l’onglet Client, tapez dans la barre de recherche le nom de votre client ou la société cliente pour le retrouver dans la base de données.
Si c’est un nouveau client, cliquez sur “+ Nouveau Client” pour créer un client depuis la fiche événement.
Qu’est ce que le brief général ?
Le brief général est l’onglet où vous retrouverez tous les détails concernant l’événement, du nombre d’invités à la description précise de l’événement en passant par les horaires et bien d’autres.
Qu’est ce que le suivi commercial ?
Vous retrouvez dans le suivi commercial toutes les informations reliées à l’événement telles que le nom du commercial, la source, le suivi de prestation, les tâches reliées, l’historique d’emails échangés, ainsi que les rendez-vous et les appels passés avec ce client.
Comment envoyer un email depuis le suivi commercial ?
Dans l’onglet suivi commercial, cliquez sur “+ mail” pour envoyer un mail au client.
Comment ajouter une tâche ou une information dans une fiche événement ?
Dans la rubrique Activité avec le client, cliquez sur “+ Tâche” ou “+ info” puis remplissez les champs.
Comment ajouter un lieu ou une prestation à partir d’un événement ?
Plusieurs moyens pour ajouter un lieu ou une prestation à partir d’un événement :
- Dans la fiche d’un événement,cliquez sur “Chercher et ajouter une prestation” dans la rubrique Brief général.
- Vous pouvez également y accéder en cliquant sur le bouton “Rechercher un lieu/prestataire” dans la rubrique “Lieux ou Prestations souhaitées”.
Attention ! Vous devez choisir un type d’événement avant de pouvoir rechercher un lieu ou une prestation !
Comment envoyer un email relié à un lieu ou une prestation ?
Dans la liste des lieux et prestations sélectionnés, cliquez sur l’icône “enveloppe” au bout de la ligne du lieu ou de la prestation souhaité. Choisissez ensuite si vous voulez envoyer un email au client ou au prestataire de cette prestation.
