Dans l’événementiel, un CRM ça change tout
Bien qu’il ait lieu offline, l’organisation d’un événement d’entreprise se fait essentiellement online, via des outils digitaux, notamment des CRM.
Qu’est-ce qu’un CRM ?
Ne soyez pas effrayés par ce sigle anglais qui signifie simplement ‘Customer Relationship Management’, soit en français la gestion de la relation client. Le marché des CRM s’est largement démocratisé au cours de ces 10 dernières années.
Pour tout organisateur d’événements gérant un grand nombre d’événements, un CRM apparaît comme une solution idéale aux avantages multiples.
Avec ce type de logiciel, vous pouvez en effet piloter plus efficacement votre force de vente en uniformisant le travail de votre équipe et en améliorant la qualité de vos services.
Un CRM, c’est aussi une gestion simple de vos contacts et évènements, ainsi qu’un suivi de vos devis qui sont personnalisés, et de vos échanges commerciaux. Cela peut par ailleurs vous permettre une meilleure connaissance clients pour ainsi vous démarquer de vos concurrents.
Enfin, de nombreuses estimations ont été réalisées pour connaître l’impact d’une interface intuitive.
En moyenne, un CRM dédié à l’événementiel vous permet d’envisager un bond de vos performances commerciales de plus de 25%. D’une manière générale, il vous sera plus facile de calculez votre retour sur investissement, de mesurer l’évolution de votre portefeuille clients ou encore de définir et de mesurer vos futurs objectifs.
A quel type de société est-il destiné ?
Ce type d’outil peut avoir une utilité pour tout type de société de l’écosystème événementiel ; agences événementielles, de communication ou de voyages, lieux, entreprises, offices du tourisme…
Aujourd’hui, un CRM s’adresse plus particulièrement aux grandes entreprises. Cependant, même une petite équipe commerciale peut tirer profit d’un logiciel CRM pour améliorer son efficacité et gagner en productivité.
Si vous êtes une petite ou moyenne société et que vous hésitez encore à investir dans un logiciel CRM, réfléchissez plus particulièrement aux quelques questions suivantes. Vos contacts sont-ils éparpillés sur plusieurs outils ? Vous utilisez un certain nombre d’applications pour communiquer avec vos prospects et vos clients ? Vous avez beaucoup de difficultés à organiser le suivi de votre relation clients ? La communication entre vos équipes est difficile à gérer ? Vous pensez pouvoir améliorer la qualité et la performance de votre relation clients ? Si vous avez répondu oui à ces questions, alors il est peut-être temps de franchir le pas !
A quoi sert un CRM ?
Réduisez vos actions redondantes et gagnez du temps grâce à l’automatisation de certaines tâches (factures d’abonnements, génération de rapports, relances…) qui se répètent parfois presque à l’identique d’un événement à l’autre.
Un CRM est également capable de garder une trace de toutes vos interactions avec vos clients. En résumé, vous allez pouvoir suivre votre client et ses relations avec vos chefs de projet de son premier appel à la conclusion d’un projet.
Ce n’est certainement pas une surprise si l’on vous dit que le suivi et la satisfaction de vos clients garantissent le développement de votre entreprise ! Pour être efficace, votre base de données client doit toujours être à jour et accessible. Elle doit centraliser l’ensemble des coordonnées, des préférences et l’historique de vos clients.
Si comme la plupart des agences événementielles, vous gérez l’organisation de vos événements d’entreprise avec des invitations Outlook, un fichier de suivi créé sur Excel ou même un listing papier, vous rencontrez sans doute des difficultés dans le partage des informations entre équipes et donc dans le traitement des données événementielles et le suivi de performances. Il n’est pas nécessaire de rappeler que ces changements permanents entre différents types d’outils sont à la fois chronophages et sources d’erreurs dans les données.
La gestion des clients devient simple avec une centralisation et un partage de vos données. Vos informations sont constamment à jour, et votre processus de vente est accéléré et simplifié. Votre équipe commerciale est plus efficace car chacun de vos chefs de projet a un accès à l’historique des relations avec chacun de vos clients.
Généralement axé autour d’un code couleur qui vous permet de visualiser en un clin d’œil vos tâches à traiter en priorité, la gestion des tâches est ainsi nettement améliorée.
Par ailleurs, un outil CRM est souvent rattaché à des solutions e-mailing et phoning intégrées dans permettant aux agences de communication et aux agences événementielles d’annoncer et de promouvoir l’organisation d’évènements, de séminaires, le lancement de produits… Ces différentes fonctionnalités peuvent également servir à l’acquisition et à la fidélisation de votre portefeuille clients. Vous pouvez ainsi améliorer votre ciblage et votre segmentation afin d’avoir un impact plus important lors de vos différentes communications.
