Si vous souhaitez que votre événement se passe le mieux au sein de votre lieu événementiel, vous devez mettre toutes les chances de votre côté.
Bien que personne ne soit à l’abri de toute surprise, établir une bonne communication entre tous les services vous permet de réduire considérablement tout imprévu et de les gérer plus efficacement.
En particulier pour un lieu événementiel, où la communication est le point central sur lequel toutes les personnes impliquées dans le projet événementiel devront s’appuyer pour pouvoir faire leur travail correctement et éviter de créer des confusions.
On vous livre nos conseils pour communiquer efficacement entre les services dans un lieu événementiel :
Communiquez dès le début
Une fois que votre événement est planifié, la seconde étape consistera à transmettre à tous les services toute information liées au projet. Dans ce cas précis, rédiger un cahier des charges vous aidera à décrire votre projet et vos exigences, de façon à n’oublier aucun aspect. Vous pourrez ainsi transmettre plus facilement aux fournisseurs ou tout autre service les informations concernant :
- Le client (secteur, taille, coordonnées…)
- La date et la durée de l’événement (dates de début/fin, dates flexibles…)
- L’objectif et l’enjeu de l’événement
- Le nombre de participants (internes, externes, fonctions…)
- Le lieu et la localisation (transport et hébergement des participants…)
- Le programme et le contenu détaillé
- Les informations relatives à tous les intervenants : l’horaire d’arrivée, la durée, leurs rôles durant l’événement…
- Le budget
- …
Il s’agit là d’un long travail de réflexion mais plus vous donnerez de détail, moins votre événement aura des chances de s’effondrer, car une bonne communication permet une meilleure compréhension du projet.
Vous partirez déjà plus serein lors de l’organisation de votre événement !
Impliquez tous les services
Un bon événement nécessite l’implication de nombreuses personnes. Et, afin de garantir que les choses avancent correctement à l’approche de l’événement, dressez une liste de tâches à faire et répartissez-les au sein de tous les services. Si vous n’êtes pas clair sur ce dont vous avez besoin, il sera plus difficile d’obtenir ce dont vous avez besoin.
La checklist événementielle est alors le meilleur moyen de répartir des tâches et de ne pas passer à côté d’une étape importante. N’attendez pas le dernier moment pour leur communiquer votre liste et fixez des dates d’échéance afin de faire suivre toutes les directives.
Cependant, il ne s’agit pas uniquement de dicter toutes les choses à faire, mais aussi d’impliquer les services lors de la prise de décision et de considérer tous les besoins supplémentaires (location d’équipement, coûts, délais…).
Pour un lieu événementiel, avoir sous la main un calendrier partagé donne une vision globale de vos projets et permet une meilleure collaboration.
Utilisez des outils de communication
Avec les outils d’aujourd’hui, il est plus facile de de fluidifier les échanges et d’encourager une collaboration entre les services : réseaux sociaux d’entreprises, documents partagés, emails… Cependant, tous les outils ne sont pas forcément optimaux pour établir une communication efficace.
Lab Event vous donne la possibilité de construire vos propres fiches de mission. En fonction du type d’événement que vous organisez, vous pourrez ajouter des informations concernant le déroulé général, les informations relatives à l’arrivée des invités, l’agencement de vos salles et espaces, sélectionner les menus ou encore ajouter des informations sur la partie technique de votre événement.
Partagez ensuite d’un simple clic vos fiches de mission avec tous les services concernés pour ne rien manquer le jour de votre événement !
Le CRM est basé dans le cloud afin de permettre à vos équipes de travailler à distance et d’optimiser le travail en équipe. En ayant à disposition un outil simple et ergonomique avec toutes les informations nécessaires, vous contribuerez à améliorer la communication interne grâce à des données centralisées et à la gestion de tâches partagées.
