Avec tant d’événement que vous prévoyez d’organiser, du simple séminaire d’entreprise à l’organisation d’un grand mariage, vous aurez forcément besoin d’une facture adaptée aux besoins de vos événements.
Entre la planification, la recherche de prestataires, la sélection du lieu, facturer vos clients est une étape à ne pas laisser au hasard, mais dont vous redoutez tant.
Il existe aujourd’hui des outils puissants qui éliminent toute la complexité de votre processus de facturation, laissant à vos équipes suffisamment de temps pour planifier des événements parfaits.
Mais alors comment parvenir à créer une facture dans l’événementiel et la rendre aussi unique que l’événement que vous organisez ?
On vous dit tout !
Pourquoi avez-vous besoin d’une facture ?
La planification d’événement fait partie de votre cœur de métier, mais aura-t-elle toute son importance si vous n’êtes pas payé ?
Vos clients vous ont fait confiance pour assurer le bon déroulement de leurs événements et vous vous êtes investis pendant plusieurs jours pour répondre à leurs attentes. Dès lors, vous pouvez à votre tour faire en sorte à ce que vous soyez payés dans les temps.
La facture est le meilleur moyen d’enregistrer les ventes réalisées, d’avoir un aperçu de l’état d’avancement, des soldes restants et des transactions qui ont eu lieu. Elles peuvent également vous aider à développer votre entreprise en identifiant vos événements les plus performants, ou simplement de suivre les ventes réalisées par vos collaborateurs.
Ainsi, en utilisant une facture, vous pourrez non seulement suivre toutes vos opérations commerciales mais il s’agit aussi un moyen efficace pour percevoir vos paiements au moment opportun.
Comment faire une facture dans l’événementiel ?
Maintenant que vous savez que vous devez faire de vos factures une priorité, la question est maintenant de savoir comment faire en sorte que vos factures s’adaptent à vos événements et surtout qu’elles soient relativement simples à faire et à comprendre pour vos clients.
Vous vous en doutez bien qu’aucun événement n’est jamais le même. C’est pourquoi, vous devez établir une facture personnalisée en fonction des informations et exigences de vos clients.
Il s’agirait alors d’intégrer des informations suivantes :
1- Saisissez les informations de votre société
Commencez par personnaliser vos factures à votre image de marque (logo, couleurs…). Assurez-vous ensuite d’ajouter toutes les informations concernant votre société (nom, adresse de facturation, numéro de téléphone, adresse email…).
2- Saisissez les informations de votre client
Il est important de vous assurer que les informations de vos clients soient à jour au risque de voir vos factures rejetées. Ces informations doivent contenir le nom de la société, le nom du contact, l’adresse, le numéro de téléphone ou l’adresse email.
3- Indiquez les informations de l’événement
Vous pouvez ensuite ajouter les informations concernant l’événement en indiquant le titre de l’événement, les dates associées puis créez le décompte détaillé de vos prestations et articles : entrez vos tarifs et frais supplémentaires (location, équipements, transport vers le lieu de l’événement…). Si vos clients vous ont versé un acompte, indiquez-le sur la facture ainsi que le montant total restant.
4- Indiquez les conditions générales et règlements
Pour que vos factures soient conformes à la réglementation, vos conditions générales de vente doivent y apparaître. Il est aussi intéressant d’ajouter vos conditions particulières, les conditions de paiement et vos informations bancaires.
Inclure toutes ces données est un excellent moyen de rendre vos factures plus attrayantes et renforcera votre réputation.
Quelles sont les meilleures pratiques pour une facture événementielle ?
Utilisez des modèles de facture
Il peut arriver que vous soyez débordés par l’organisation de vos événements, et ça se comprend. Si vous pensez ne plus avoir de temps pour facturer vos clients, le meilleur moyen est d’utiliser des modèles de facture pour ne plus avoir à partir de zéro. Avec le module facturation de Lab Event, vous pouvez créer des factures personnalisées à partir de vos modèles ou en transformant simplement vos précédents devis en facture.
Envoyer sa facture le plus tôt possible
Comme vu précédemment, si votre facture est suffisamment claire pour votre client et que vous prévoyez de l’envoyer dès que possible, vous mettez plus de chance de votre côté d’être payés dans les temps. Lab Event vous permet de choisir de masquer les informations que vous souhaitez faire apparaître pour vos clients lors de l’export en PDF pour ensuite les envoyer rapidement à vos clients.
Le module facturation de Lab Event contient tous les éléments dont vous avez besoin pour créer vos factures en un clic tout en conservant le temps que vous consacrez à la planification de vos événements. Vos factures seront alors automatiquement enregistrées dans l’outil et vous conservez une trace de leur état d’avancement.
Le logiciel étant très intuitif, vous serez guidés pas à pas pour former vos propositions commerciale.
