Les logiciels d’organisation d’événement sont des solutions d’aide précieuse pour la réussite d’un événement d’entreprise. Ils sont nombreux sur le marché qu’il peut être difficile de faire le bon choix. Pour vous aider, voici quelques conseils pour choisir la meilleure solution informatique pour organiser votre événement efficacement.
Adoptez un outil rapide et facile d’utilisation
Avant de faire un choix définitif sur le logiciel gestion d’événements adapté à vos besoins, il est important de le tester. Il faut savoir que des prestataires proposent des versions gratuites de leur solution pour vous permettre d’essayer les fonctionnalités. Ce qui peut vous aider grandement dans votre choix.
Cette démarche d’essai doit être accomplie en deux étapes. La première doit être faite comme si vous étiez le planificateur et le deuxième, en vous positionnant comme client. Il est important de se mettre à la place des personnes qui vont utiliser le logiciel pour avoir une appréciation sur la facilité de prise en main et pour voir si toutes les fonctionnalités sont présentes.
Optez pour un logiciel proposé par un prestataire disposant d’un bon service client
Disposer d’un bon service client est essentiel dans le choix d’un logiciel d’organisation d’événement. Si c’est la première fois que vous utilisez ce genre d’outil, vous aurez sûrement besoin d’aide. La qualité du service d’accompagnement déterminera la bonne prise en main du logiciel.
Un bon service client va vous accompagner et répondre à toutes les questions que vous pourriez vous poser tout au long de votre utilisation. Il sera également indispensable dans la construction de votre site événementiel si jamais vous avez des difficultés. Les techniciens du service client assureront la relève si jamais vous tombez sur un problème.
Choisissez des fonctions de qualité
Il est également important que vous ayez toutes les fonctions nécessaires pour mener à bien votre projet sur un logiciel d’organisation d’événement. De plus, il est essentiel de vérifier qu’elles sont de qualité.
Vous devez faire en sorte que le logiciel ait la capacité de cartographier des sites et des salles où vous pourrez organiser votre événement. On doit également avoir une base de données des invités et une option qui permet de concevoir les invitations et de les envoyer directement aux destinataires. Vous devez aussi avoir le moyen de discuter en direct avec vos collaborateurs sur l’interface du logiciel afin d’organiser en équipe l’événement.
Une autre fonction essentielle d’un logiciel de gestion d’événements est la facturation. En effet, il est nécessaire de pouvoir éditer des devis et factures et de les envoyer directement au client depuis la plateforme.
L’objectif est que le logiciel puisse vous faire gagner du temps et qu’il vous évite d’utiliser de nombreux outils pour gérer les différents postes de travail utiles dans l’organisation de l’événement.
Prenez un logiciel avec un bon prix
Le prix peut également influencer dans le choix d’un logiciel d’organisation d’événement. Il n’est pas nécessaire d’investir de grosses sommes dans des outils d’organisation dès le départ. L’idéal dans un premier temps est de débuter par une solution avec peu de fonctionnalités, et gratuite.
Si votre activité s’étend avec le temps, faites également évoluer le logiciel. Souscrivez aux offres premium avec plus de fonctionnalités ou changez pour un prestataire qui peut offrir une solution à la hauteur de vos besoins.
