Organiser un événement, quelle que soit sa taille, demande beaucoup d’efforts, mais en ayant sous la main les bons outils, vous pouvez déjà éliminer une partie du stress. L’avantage d’utiliser un logiciel pour organiser ses événements, c’est surtout de s’assurer de ne manquer aucune étape (recherche de prestataires et de lieux, création de propositions, éditions de factures…) pour gagner en efficacité sur l’ensemble de l’événement et avec toutes les personnes impliquées.

Les étapes d’organisation d’un événement sont pratiquement les mêmes, que ce soit pour une petite ou grande agence événementielle. Ce qui fait la différence, c’est la façon dont vous préparez l’événement et quelles personnes vous cherchez à impliquer.

1- La feuille de route

Parmi les différents outils que vous pouvez utiliser pour bien vous organiser, vous trouverez la feuille de route.

La feuille de route est l’un des documents les plus importants dont vous pourrez vous servir plusieurs semaines, voire plusieurs mois avant l’événement. Bien plus qu’un moyen destiné à regrouper des informations, elle vous permettra d’appliquer votre plan d’action de la meilleure façon avant la date fixée pour l’événement.

  Qu’est-ce qu’une feuille de route ?

La feuille de route est un document qui fournit un bref résumé concernant l’événement et contient des informations de base telles que :

• le déroulé
• le nombre de participants
• le budget
• la liste des contacts
• etc.

La feuille de route est utile pour transmettre des éléments clés aux différents intervenants (internes ou externes) et ce, dans le but d’assurer la bonne réalisation du projet.

Si vous avez l’habitude d’organiser des événements, vous savez que vous devez vous servir d’une checklist pour ne rien manquer le jour de l’événement. En parallèle, vos équipes et personnels intervenants auront besoin de savoir exactement à quel moment arrivent les invités, qui sera présent lors du déjeuner ou encore s’ils doivent prévoir des installations techniques. La feuille de route vous servira donc d’appui dans la bonne exécution des tâches du début jusqu’à la fin de l’événement.

  Pourquoi est-elle indispensable ?

L’erreur la plus courante quand on organise un événement, c’est de penser pouvoir avoir le contrôle sur tout en ayant juste toutes les informations en tête.

Même les plus expérimentés en la matière font des erreurs. Et c’est la raison pour laquelle, utiliser une feuille de route vous évitera des ennuis le jour de l’événement et vous fera partir du bon pied. 

Peu importe si vous organisez un événement de grande ampleur ou un simple séminaire d’entreprise, vous aurez plus de chances de maximiser le succès de l’événement en prenant le temps de travailler sur un document et en le communiquant aux personnes concernées, telles que vos équipes, les fournisseurs, les prestataires.

 

  Quelles sont les bonnes pratiques pour faire une feuille de route ?

Pour une organisation efficace, il est généralement conseillé d’établir une feuille de route plusieurs semaines avant la date fixée pour l’événement, de façon à ce que chaque intervenant puisse anticiper et faire son travail de la meilleure façon possible.

En pratique, et selon l’événement que vous organisez, vous devez faire figurer sur la feuille de route les informations suivantes :

•  Le type d’événement

Séminaire, team-building, salon pro, mariage, congrès… quel type d’événement est organisé ? Cela donnera un aperçu du cadre et de l’envergure de l’événement que vous souhaitez organiser, et en fonction, vous saurez si vous avez besoin de faire appel à des prestataires et intervenants extérieurs.

•  Les dates

À quelle date débute l’événement ? Quand se fini il ? S’agit-il d’un événement sur une journée ou sur plusieurs jours ? En mettant à disposition ces informations, vous mesurerez le temps dont vous et les intervenants disposent ainsi que les deadlines à respecter.

•  Les contacts

Comment savoir qui contacter le jour de l’événement ? À tout moment, vous pourriez avoir besoin de contacter un de vos intervenants. En indiquant sur la feuille de route la liste des différents acteurs ainsi que le contact du responsable, vous pourrez rapidement prendre contact avec eux en cas de problème éventuels durant l’événement.

• Le lieu

Où se déroule l’événement ? Existe-t-il un ou plusieurs lieux ? Il s’agit d’une information importante, notamment pour vos fournisseurs, et qui permettra de savoir clairement où installer telle ou telle chose.

• Le déroulé

Quelles sont les étapes du déroulé de l’événement ? En fonction de la complexité de l’événement, vous devez ajouter plus ou moins de détails concernant les activités, la restauration, l’hébergement, les équipements etc. Organisez ces informations chronologiquement par date et heure afin de mieux vous organiser dans la priorisation des tâches.

  Comment faire une feuille de route ?

Comme vu jusqu’ici, la feuille de route constitue un élément important du processus de planification d’un événement dans une agence événementielle. Elle vous permet de rester bien organisé et surtout d’avoir un meilleur contrôle de l’événement. 

 

Et au fur et à mesure que vous organisez des événements, vous aurez besoin d’une feuille de route préconçue pour ne plus avoir à partir d’une page blanche. Pour vous aider, il existe des modèles de feuille de route spécifiquement conçus pour les agences événementielles.

Lab Event vous permet de relier les informations concernant vos événements et de créer simplement vos feuilles de route. Personnalisez vos modèles, classez vos informations par catégories, indiquez les horaires exacts et actions requises et garantissez le bon déroulé de l’événement sans prise de tête !

2- Le rétroplanning

Une agence événementielle se doit d’être capable de s’adapter aux exigences des clients dans tous types d’évènements ou de campagne de communication tout en faisant en sorte que chaque évènement soit unique. Pour y arriver, elle doit développer une bonne capacité d’écoute envers ses clients et aussi une très grande organisation.

 

Afin de pouvoir gérer l’événement d’une façon efficace, il existe plusieurs solutions, mais le rétroplanning est sans doute l’outil le plus adapté.

 

  Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?

Le rétroplanning est un calendrier qui regroupe l‘ensemble de tâches à faire pour préparer un événement. À l’inverse du planning classique, pour élaborer un rétroplanning, il est nécessaire de commencer à la date de la fin du projet. En effet, il s’agit d’une méthode de planification dite inversée qui est très utilisée dans le secteur événementiel, il s’agit de positionner des jalons et des tâches sur un calendrier.

  Pourquoi créer un rétroplanning d’événements ?

Lors de l’organisation d’un événement, il est conseillé de créer un rétroplanning, car il va vous apporter trois avantages principaux :

• Il va vous aider à bien gérer votre temps en respectant les délais de chacune de vos étapes et ainsi respecter la date butoir.
• Il va vous aider à identifier vos besoins et les moyens financiers et humains à mobiliser, car vous pourrez ajuster les délais et voir combien de budget et de personnel sont nécessaires.
• Il va vous permettre d’anticiper les imprévus (nouvelles contraintes, oublis, erreurs, retards…).

 

En effet, le rétroplanning vous aidera tout au long de l’organisation de votre événement et vous permettra de vous détendre le jour J, car vous pourrez vérifier tout ce que vous avez accompli jusqu’à là.

 

  Comment créer un rétroplanning pour gérer un événement ?

Si vous souhaitez créer un modèle de rétroplanning efficace, il y a deux étapes clés à respecter : 

 Tout d’abord, il est nécessaire de préparer le contenu du projet :

• Vous devez créer une liste exhaustive des étapes de l’événement et des tâches associées et les placer par ordre chronologique. La plupart des tâches doivent être traitées d’une façon séquentielle : une tâche ne peut pas démarrer tant que la précédente n’est pas terminée. Il est donc important de bien repérer leurs dépendances afin de bien les positionner dans le planning.
• Vous devez indiquer le responsable en charge de chaque tâche
• Vous devez afficher le stade d’avancement (À faire, En cours, À valider, Terminé).
• Pour chaque tâche, indiquez l’estimation du temps nécessaire

 Ensuite, vous pouvez passer à la construction du rétroplanning. Il faudra commencer par positionner la date de livraison du projet, ensuite l’étape précédente et encore celle d’avant. Si vous avez des conflits de date entre les différentes tâches, il sera nécessaire de procéder à des arbitrages pour tenir les délais. N’hésitez pas à garder certaines marges de manœuvre afin de gérer les aléas.

3- Le calendrier partagé

 

Toute entreprise a besoin d’outils pour communiquer en interne et bien s’organiser afin d’accroître sa productivité.

Pour cela, il existe une multitude de solutions qui permettent l’organisation du quotidien et un des outils clés pour une bonne gestion de projet est le calendrier partagé.

 

Le calendrier est un incontournable de l’événement à ne pas sous-estimer. Il vous permet de déterminer les dates auxquelles chaque tâche doit être accomplie et quand elle devrait l’être.

Vous devez vous assurer de créer un calendrier simple à utiliser et à suivre : vous et vos équipes pourront dès lors garder une trace de la progression de l’événement, organiser des rendez-vous ou encore ajouter des rappels pour vous aider à garder en mémoire tout ce que vous pourriez oublier.

 

Un calendrier/agenda qui vous permettra de consulter votre emploi du temps (et celui de votre équipe) par jour, par semaine ou par mois, selon votre préférence.

Aussi, vous pourrez visualiser vos tâches et celles de votre équipe afin de vous permettre de fluidifier la gestion de projets.

  Critères de sélection d’un calendrier

Afin de bien choisir le bon outil de travail, il sera nécessaire de tenir compte des critères tels que la facilité d’utilisation de l’interface, l’ergonomie des outils de planification dans le calendrier, la possibilité d’une synchronisation automatique avec le reste d’utilisateurs et que ce soit un outil collaboratif. 

 

4- Conclusion

En tant qu’agence événementielle, vous vous devez d’être bien organisé et très réactif, afin de réussir l’organisation d’un événement. Lab Event, le premier logiciel EPR/CRM dédié aux acteurs de l’événementiel, dispose d’un module organisation ou vous pourrez créer vos rétroplannings très facilement. Vous aurez la possibilité de rajouter des tâches au fur et à mesure et leur attribuer un degré d’importance. Cela vous permettra de gérer facilement celles qui sont en priorité. Aussi, vous pourrez écrire un descriptif de la tâche et des commentaires pertinents et changer le statut de chaque tâche pour voir d’un seul coup d’œil l’état global de l’organisation de votre événement.

D’autre part, la feuille de route constitue un élément important du processus de planification d’un événement dans une agence événementielle. Elle vous permet de rester bien organisé et surtout d’avoir un meilleur contrôle de l’événement. Et au fur et à mesure que vous organisez des événements, vous aurez besoin d’une feuille de route préconçue pour ne plus avoir à partir d’une page blanche. Pour vous aider, il existe des modèles de feuille de route spécifiquement conçus pour les agences événementielles.

Lab Event vous permet de relier les informations concernant vos événements et de créer simplement vos feuilles de route. Personnalisez vos modèles, classez vos informations par catégories, indiquez les horaires exacts et actions requises et garantissez le bon déroulé de l’événement sans prise de tête !

Enfin, avec le logiciel de gestion événementiel Lab Event, vous aurez une vision globale de votre programmation d’événements à venir, en utilisant le calendrier événementiel partagé. Vous pourrez gérer plus efficacement vos événements et votre organisation à l’aide de filtres : affichez vos événements par statut d’avancement, par jour/semaine/mois ou en fonction des lieux et des prestations associées. Le calendrier vous donne la possibilité d’afficher vos tâches et celles de vos collaborateurs pour ne rien manquer !

Vous aussi, passez à la vitesse supérieure dans l’organisation de votre travail en agence événementielle