Sommaire
1) La fiche de mission
2) Le rétroplanning
3) Le calendrier partagé
4) Conclusion
L’organisation d’entreprise peut évoquer deux éléments :
- L’action d’organiser les ressources de l’entreprise en vue de la faire fonctionner pour atteindre les objectifs fixés.
- Le résultat de l’action d’organisation menée. Lorsqu’on dit par exemple, cette entreprise est bien organisée, on juge la qualité, et donc le résultat, de l’action qui a été faite.
On peut alors définir l’organisation d’entreprise comme l’action et le résultat des mesures prises par une personne ou une équipe qui délimite, ordonne, répartit, planifie et adapte les ressources disponibles au sein de l’entreprise afin qu’elle puisse fonctionner le plus efficacement possible.
Dès lors qu’une entreprise met en place un process, il y a une organisation d’entreprise qui se crée. Ceci signifie que toute entreprise, si petite soit-elle, dispose d’une organisation d’entreprise qui instaure un timing, un mode de fonctionnement, une répartition des tâches entre les collaborateurs et des règles de fonctionnement avec les tiers (fournisseurs, clients, prestataires).
1- La fiche de mission
En tant que gérant d’un lieu événementiel, vous devez bien vous organiser afin d’être efficace. Pour mieux vous organiser, un des outils indispensables est la fiche de mission.
Qu’est-ce qu’une fiche de mission ?
Une fiche de mission est un document qui sert de manuel pour un événement et qui contient toutes les informations sur les activités prévues. Elle décrit en détail, étape par étape, qui fait quoi, quand.
Pourquoi se servir d’une fiche de mission ?
Le plus important est de bien communiquer entre tous les groupes de personnes responsables de mettre en place l’événement. Il est nécessaire que chacun connaisse son rôle et puisse communiquer auprès des autres en cas de complication. Ainsi, l’organisateur de l’événement pourra déléguer et se concentrer sur les clients / invités.
Une fiche de mission permet de voir toutes les données d’un événement d’un seul coup d’œil et ainsi détecter les possibles conflits d’horaires ou de disponibilité des espaces. Aussi, elle vous permet de vérifier que les participants de l’événement aient assez de temps pour changer de salle, si nécessaire.
Comment rédiger une fiche de mission pour votre événement ?
La fiche de mission doit indiquer les différentes actions et étapes de l’événement, d’une façon chronologique.
Vous pouvez partir du programme de l’événement afin de déterminer les différents timings des parties concernées (fournisseurs, restaurateurs, employés).
Aussi, il est nécessaire de désigner une personne responsable par partie concernée pour centraliser les retours et informations importantes.
Chaque personne devra avoir des tâches spécifiques et des domaines de responsabilité éventuels. Cela nous indiquera si nous avons prévu le personnel nécessaire ou s’il faut en engager plus.
2- Le rétroplanning
Un autre outil indispensable dans le secteur événementiel qui vous permettra de vous organiser est le rétroplanning.
Qu’est-ce que le rétroplanning ?
Le rétro-planning est un calendrier qui est utilisé comme outil de montage d’un événement ou d’un projet.
Toutes les tâches préparatoires et nécessaires à la réalisation d’une action y sont listées, avec pour chacune, leur(s) responsable(s) et leur échéance.
Le principe de cet outil est de fixer les dates auxquelles le travail doit être réalisé et répartir les tâches de chacun. Il aide également à construire une démarche de réalisation et permet de visualiser dans le temps les étapes de votre projet.
En outre, un budget y est également souvent associé.
Pourquoi créer un rétroplanning d’événements ?
Lors de l’organisation d’un événement, il est conseillé de créer un rétroplanning car il va vous apporter trois avantages principaux :
- Il va vous aider à bien gérer votre temps en respectant les délais de chacune de vos étapes et ainsi respecter la date butoir.
- Il va vous aider à identifier vos besoins et les moyens financiers et humains à mobiliser, car vous pourrez ajuster les délais et voir combien de budget et de personnel sont nécessaires.
- Il va vous permettre d’anticiper les imprévus (nouvelles contraintes, oublis, erreurs, retards…).
- En effet, le rétroplanning vous aidera tout au long de l’organisation de votre événement et vous permettra de vous détendre le jour J, car vous pourrez vérifier tout ce que vous avez accompli jusqu’à là.
Comment créer un rétroplanning pour gérer un événement ?
Si vous souhaitez créer un modèle de rétroplanning efficace il y a deux étapes clés à respecter:
Tout d’abord il est nécessaire de préparer le contenu du projet:
- Vous devez créer une liste exhaustive des étapes de l’événement et des tâches associées et les placer par ordre chronologique. La plupart des tâches doivent être traitées d’une façon séquentielle : une tâche ne peut pas démarrer tant que la précédente n’est pas terminée. Il est donc important de bien repérer leurs dépendances afin de bien les positionner dans le planning.
- Vous devez indiquer le responsable en charge de chaque tâche
- Vous devez afficher le stade d’avancement (À faire, En cours, À valider, Terminé)
- Pour chaque tâche, indiquez l’estimation du temps nécessaire
Ensuite vous pouvez passer à la construction du rétroplanning. Il faudra commencer par positionner la date de livraison du projet, ensuite l’étape précédente et encore celle d’avant. Si vous avez des conflits de date entre les différentes tâches, il sera nécessaire de procéder à des arbitrages pour tenir les délais. N’hésitez pas à garder certaines marges de manœuvre afin de gérer les aléas.
3- Le calendrier partagé
Toute entreprise a besoin d’outils pour communiquer en interne et bien s’organiser afin d’accroître sa productivité.
Pour cela, il existe une multitude de solutions qui permettent l’organisation du quotidien et un des outils clés pour une bonne gestion de projet est le calendrier partagé.
Types de calendriers
Actuellement, sur le marché vous trouverez deux types de calendrier partagé :
Un calendrier/agenda qui vous permettra de consulter votre emploi du temps (et celui de votre équipe) par jour, par semaine ou par mois, selon votre préférence.
Aussi, vous pourrez visualiser vos tâches et celles de votre équipe afin de vous permettre de fluidifier la gestion de projets.
D’autre part, si vous gérez un lieu ou une salle événementielle et que vous travaillez en équipe, vous aurez besoin de garder sous la main un calendrier répertoriant tous vos événements et qui reflète les disponibilités de vos espaces.
Critères de sélection d’un calendrier
Afin de bien choisir le bon outil de travail, il sera nécessaire de tenir compte des critères tels que la facilité d’utilisation de l’interface, l’ergonomie des outils de planification dans le calendrier, la possibilité d’une synchronisation automatique avec le reste d’utilisateurs et que ce soit un outil collaboratif .
Utilité d’un calendrier par salles partagé
Un calendrier partagé donne accès à toute votre équipe aux disponibilités de vos salles en temps réel et permet de vous engager avec un nouveau client immédiatement.
Il vous permet de gérer votre travail au quotidien, de contrôler vos projets d’un seul coup d’œil et de faire augmenter votre chiffre d’affaires tout en optimisant vos espaces.
En effet, si vous gérez des espaces partagés, comme des salles de réunion ou de réception, vous devez envisager l’utilisation d’un calendrier qui permette aux utilisateurs de réserver des événements directement dessus.
Avantages d’un calendrier événementiel partagé
L’utilisation d’un calendrier événementiel partagé vous apporte toute une série d’avantages tels que: la vue immédiate et synthétique de tous vos événements, une collaboration facile avec d’autres utilisateurs, la possibilité de répliquer les événements sur plusieurs dates et une gestion de chaque événement depuis le calendrier, avec la possibilité de le déplacer dans le temps.
Comment utiliser un calendrier événementiel partagé ?
Avec le logiciel de gestion événementiel Lab Event vous aurez une vision globale de votre programmation d’événements à venir, en utilisant le calendrier événementiel partagé.
En effet, vous pouvez vérifier la disponibilité de vos salles et créer directement un événement. Il vous suffira de sélectionner la plage horaire désirée et une fenêtre s’ouvrira pour permettre d’indiquer l’étape de l’événement ainsi que les dates et horaires.
Le calendrier partagé Lab Event vous permettra également de sélectionner et visualiser uniquement les salles occupées par des événements sur une période donnée.
Conclusion
Pour bien gérer votre lieu d’événement, vous avez toute une série d’outils qui sont très utilisés dans le secteur événementiel et qui vont vous permettre de gagner du temps et de bien structurer vos processus dans l’entreprise.
Afin de vous faciliter la tâche dans la création de vos fiches de mission et rétroplanning, il est recommandé d’utiliser un logiciel spécialisé.
Lab Event, le premier logiciel ERP / CRM dédié aux acteurs de l’événementiel, dispose d’une fonctionnalité qui vous permet de vous organiser plus rapidement, notamment en vous facilitant la création de vos fiches de mission et rétroplanning. Vous pourrez gérer plus simplement vos événements en construisant vos modèles de page à l’aide de champs personnalisables.
Aussi, l’outil dispose de deux calendriers qui vous permettent de voir d’un seul coup d’œil tous les événements passés, actuels et futurs.
