Vous êtes un gestionnaire de lieu événementiel et vous avez différentes salles à gérer.
Vous êtes aussi à la tête de l’équipe qui commercialise les salles de réception.
Comment pouvez-vous faire pour avoir l’agenda de vos salles de réunion toujours à jour?
En effet, il existe différents outils sur le marché qui vous permettent de créer un agenda, comme par exemple Excel ou Google sheets.
En revanche, ces logiciels peuvent devenir vite obsolètes car ils ne sont pas très ergonomiques ni visuels et ne permettent pas de positionner différentes informations dans chaque cellule (comme par exemple plusieurs options de réservation au même temps pour la même date…)
Alors comment faire?
Besoin d’un outil partagé
Pour bien vous organiser il est nécessaire d’utiliser un logiciel de location de lieux qui dispose d’un agenda partagé et suivre quelques règles basiques:
1/ Donner un accès à l’agenda à toute l’équipe commerciale
2/ Mettre à jour l’agenda systématiquement avec toute nouvelle information
3/ Utiliser un code de couleurs selon le statut des réservations, pour y voir plus clair
Toutes ces règles de base vont vous permettre de mieux travailler car vous éviterez les erreurs de saisie, les doublons de réservations et en plus l’agenda des salles à jour vous permettra d’optimiser vos espaces et vos ressources grâce à la vision globale de vos événements.
Pour bien choisir l’outil de travail le plus adapté à votre façon de travailler, il sera nécessaire de tenir compte des critères tels que la facilité d’utilisation de l’interface, l’ergonomie des outils de planification dans l’agenda, la possibilité d’une synchronisation automatique avec le reste d’utilisateurs et que ce soit un outil collaboratif .
Utilisez l’agenda partagée de Lab Event pour gérer vos salles
Avec le logiciel de gestion événementielle Lab Event vous aurez accès à un agenda partagé et collaboratif pour un meilleur aperçu de l’occupation de vos salles. Vous pourrez utiliser des filtres pour afficher uniquement les salles que vous souhaitez voir à un moment particulier et afficher l’occupation de vos espaces par suivi d’événement ou par échelle de temps.
Vous y trouverez renseignés tous les événements précédents et futurs.
Le logiciel vous permet de dupliquer les événements sur plusieurs dates et aussi les changer de date.
En effet, vous pourrez vérifier la disponibilité de vos salles et créer directement un événement. Il vous suffira de sélectionner la plage horaire désirée et une fenêtre s’ouvrira pour permettre d’indiquer l’étape de l’événement ainsi que les dates et horaires.
