Les étapes d’organisation d’un événement sont pratiquement les mêmes, que ce soit pour une petite ou grande agence événementielle. Ce qui fait la différence, c’est la façon dont vous préparez l’événement et quelles personnes vous cherchez à impliquer.
La feuille de route est l’un des documents les plus importants dont vous pourrez vous servir plusieurs semaines, voire plusieurs mois avant l’événement. Bien plus qu’un moyen destiné à regrouper des informations, elle vous permettra d’appliquer votre plan d’action de la meilleure façon avant la date fixée pour l’événement.
Dans cet article, nous vous expliquons l’utilité d’une feuille de route ainsi que la meilleure façon d’en tirer parti.
Qu’est ce qu’une feuille de route ?
La feuille de route est un document qui fournit un bref résumé concernant l’événement et contient des informations de base telles que le déroulé, le nombre de participants, le budget, la liste des contacts etc. La feuille de route est utile pour transmettre des éléments clés aux différents intervenants (internes ou externes) et ce, dans le but d’assurer la bonne réalisation du projet.
Si vous avez l’habitude d’organiser des événements, vous savez que vous devez vous servir d’une checklist pour ne rien manquer le jour de l’événement. En parallèle, vos équipes et personnels intervenant auront besoin de savoir exactement à quel moment arrivent les invités, qui sera présent lors du déjeuner ou encore s’ils doivent prévoir des installations techniques. La feuille de route vous servira donc d’appui dans la bonne exécution des tâches du début jusqu’à la fin de l’événement.
Pourquoi est-elle indispensable ?
L’erreur la plus courante quand on organise un événement, c’est de penser pouvoir avoir le contrôle sur tout en ayant juste toutes les informations en tête.
Même les plus expérimentés en la matière font des erreurs. Et c’est la raison pour laquelle, utiliser une feuille de route vous évitera des ennuis le jour de l’événement et vous fera partir du bon pied.
Peu importe si vous organisez un événement de grande ampleur ou un simple séminaire d’entreprise, vous aurez plus de chances de maximiser le succès de l’événement en prenant le temps de travailler sur un document et en le communiquant aux personnes concernées, telles que vos équipes, les fournisseurs, les prestataires.
Quelles sont les bonnes pratiques pour faire une feuille de route ?
Pour une organisation efficace, il est généralement conseillé d’établir une feuille de route plusieurs semaines avant la date fixée pour l’événement, de façon à ce que chaque intervenant puisse anticiper et faire son travail de la meilleure façon possible.
En pratique, et selon l’événement que vous organisez, vous devez faire figurer sur la feuille de route les informations suivantes :
Le type d’événement
Séminaire, team-building, salon pro, mariage, congrès… quel type d’événement est organisé ? Cela donnera un aperçu du cadre et de l’envergure de l’événement que vous souhaitez organiser, et en fonction, vous saurez si vous avez besoin de faire appel à des prestataires et intervenants extérieurs.
Les dates
A quelle date débute l’événement ? Quand se fini-t-il ? S’agit-il d’un événement sur une journée ou sur plusieurs jours ? En mettant à disposition ces informations, vous mesurerez le temps dont vous et vos les intervenants disposent ainsi que les deadlines à respecter.
Les contacts
Comment savoir qui contacter le jour de l’événement ? A tout moment, vous pourriez avoir besoin de contacter un de vos intervenants. En indiquant sur la feuille de route la liste des différents acteurs ainsi que le contact du responsable, vous pourrez rapidement prendre contact avec eux en en cas de problème éventuels durant l’événement.
Le lieu
Où se déroule l’événement ? Existe-t-il un ou plusieurs lieux ? Il s’agit d’une information importante, notamment pour vos fournisseurs, et qui permettra de savoir clairement où installer telle ou telle chose.
Le déroulé
Quelles sont les étapes du déroulé de l’événement ? En fonction de la complexité de l’événement, vous devez ajouter plus ou moins de détails concernant les activités, la restauration, l’hébergement, les équipements etc. Organisez ces informations chronologiquement par date et heure afin de mieux vous organiser dans la priorisation des tâches.
Comment faire une feuille de route ?
Comme vu jusqu’ici, la feuille de route constitue un élément important du processus de planification d’un événement dans une agence événementielle. Elle vous permet de rester bien organisé et surtout d’avoir un meilleur contrôle de l’événement.
Et au fur et à mesure que vous organisez des événements, vous aurez besoin d’une feuille de route préconçue pour ne plus avoir à partir d’une page blanche. Pour vous aider, il existe des modèles de feuille de route spécifiquement conçus pour les agences événementielles.
Lab Event vous permet de relier les informations concernant vos événements et de créer simplement vos feuilles de route. Personnalisez vos modèles, classez vos informations par catégories, indiquez les horaires exactes et actions requises et garantissez le bon déroulé de l’événement sans prise de tête !
