Pour que votre événement soit couronné de succès, vous aurez besoin de bien l’organiser. Ce n’est pas une tâche facile, car le nombre d’éléments à gérer est très important. Pour cette raison, l’utilisation d’un ERP ou le service d’un ERP agence événementielle s’avère intéressante.
Comment organiser un événement ?
L’organisation d’un événement passe par de nombreuses étapes. L’événement en question peut être un lancement de produit, un séminaire, une célébration particulière, etc. Avant de l’organiser, vous devez définir votre public cible. Déterminez également le thème que vous utiliserez pour mettre en valeur la raison principale de l’événement.
Une fois le public cible déterminé, il ne vous reste plus qu’à leur envoyer vos invitations. Durant l’événement, vous aurez besoin de proposer des animations afin de satisfaire vos invités. À la fin de l’événement, il vous faudra établir un compte rendu. Cela vous permettra de savoir si vous avez atteint les objectifs que vous vous êtes fixés.
En quoi un ERP peut-il vous être utile ?
Un ERP ou Entreprise Ressource Planning est un logiciel qui intègre plusieurs fonctions de gestion. Il est constitué de différents logiciels, dont les fonctionnalités sont complémentaires. Il permet de gérer la comptabilité, les stocks, les ventes, etc. Les entreprises s’en servent habituellement pour la gestion de leurs différents processus opérationnels.
Dans l’événementiel, un ERP en agence événementielle vous soulage de certaines tâches. Il peut, par exemple, vous aider à envoyer vos invitations par mail. Il détermine par la suite le nombre de personnes ayant répondu à votre invitation. Les achats de billets sont immédiatement comptabilisés, ce qui vous permet de suivre en temps réel la phase de préparation de votre évènement.
Durant l’événement, l’ERP effectue aussi pour vous un rapport en temps réel. Ce qui vous permet de savoir quelles sont les meilleures dispositions à prendre durant le déroulement de votre événement. À la fin de celui-ci, l’ERP collecte pour vous les avis de vos invités et établit un bilan.
Agence événementielle et ERP
Nombre d’agences événementielles utilisent un ERP pour gérer un événement et vous délestent d’une grande partie des tâches qui incombent à l’organisation de ce dernier. Mais cela signifie également que vous n’aurez que peu de contrôle sur le déroulement de l’événement. Vous risquez de ce fait de ne pas être préparé en cas d’imprévu.
En utilisant un ERP par vous-même, vous aurez un suivi plus clair sur le cheminement de votre événement. De plus, les ERP sont souvent pensés pour être simples. De simples clics sur le logiciel vous permettent de gérer entièrement votre événement.
Ainsi, chez Lab Event, en quelques clics vous pouvez créer votre événement et y attribuer les ressources humaines, financières et matérielles.
Le cycle de vie de votre événement est tout aussi facile à suivre et à faire évoluer pour ne louper aucune opportunité et être le plus réactif possible.
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