Dans le secteur événementiel, il est d’usage de demander un acompte dans le cadre de la vente de prestations. Ce versement partiel avant l’exécution du contrat offre une sécurité financière et transactionnelle.
Qu’est-ce c’est et pourquoi faire une facture d’acompte?
Un acompte est une partie de la somme finale versée avant le début de la réalisation d’un contrat. La facture d’acompte est un document comptable qui permet de constater qu’un acompte a bien été effectué.
Selon la Loi Française, lorsque vous demandez un acompte à un client, vous devez émettre une facture d’acompte (article 289 du CGI).
Faire une facture d’acompte peut se révéler très utile dans plusieurs cas :
- Lorsque vos coûts nécessaires à la réalisation de la prestation sont élevés ( par exemple les achats de matériaux ou l’embauche de personnel opérationnel, etc). L’acompte permet de couvrir ces frais et ainsi commencer à travailler sans faire de trou dans votre trésorerie.
- Pour éviter les impayés. Une facture d’acompte vous engage vous et votre client à aller jusqu’au bout de la transaction. Votre client ne peut donc plus annuler sans frais, il sera tenu de payer l’acompte et la somme totale de la facture.
- La facture d’acompte peut aussi présenter un intérêt pour votre client. Cela lui permet de répartir les coûts et de ne pas payer une grosse somme en une seule fois. L’acompte rassure aussi le client sur l’engagement du prestataire et lui assure que la transaction sera menée à son terme.
Quelles sont les mentions obligatoires et comment comptabiliser la facture d’acompte?
La facture d’acompte doit respecter les mêmes règles qu’une facture classique : les mentions obligatoires sont les mêmes que sur n’importe quelle autre facture.
Aussi, il sera nécessaire de faire apparaître la mention “ Facture d’acompte ”, le document devra faire référence au devis initial “Acompte sur le devis <référence du Devis> ” et devra être daté du jour de son émission. La numérotation devra suivre la même série chronologique que les autres factures.
Ce paiement partiel engendré par la facture d’avancement va ainsi être comptabilisé dans votre chiffre d’affaires.
Il faudra ainsi au moment du paiement du client, comptabiliser celui ci au crédit du compte 4191 « Clients – Avances et acomptes reçus sur commandes »
De plus, il ne faudra pas oublier le compte de TVA 4457 « TVA collectée »à utiliser si votre facture d’acompte est soumise à TVA.
Utilisez un logiciel de gestion événementielle pour éditer vos factures d’acompte
Lab Event, le 1er logiciel ERP/CRM dédié aux acteurs de l’événementiel dispose d’un module Facturation qui vous permettra d’éditer vos devis, factures et factures d’acompte très rapidement.
Vous n’aurez plus besoin de partir de zéro, Lab Event vous donne la possibilité d’importer des modèles que vous aurez préalablement définis. Ces modèles pourront être composés d’articles, de titres, de sous-totaux… pour préparer des devis, factures et factures d’acompte clés en main.
Vous aurez la possibilité de créer votre catalogue d’articles et vous pourrez ces articles avec des raccourcis lorsque vous éditerez vos documents financiers.
Tous les articles peuvent être définis avec des taux de TVA simple ou multiples, des taux de marge, des taux de commissions et aussi des prix d’achat et des prix de vente.
Aussi, afin de vous faciliter votre suivi des événements, vous aurez la possibilité de visualiser les différents paiements sur l’outil.
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