En tant que professionnel du secteur événementiel, vous êtes amené à gérer un bon nombre d’informations autour d’un événement.
Que se soit votre client, les prestataires, le suivi et les petits détails de l’événement ainsi que la facturation, vous avez besoin d’aide pour tout gérer.
Jusqu’à présent vous avez toujours utilisé des logiciels tels que Word, Excel ou la suite Google pour travailler, mais il existe actuellement dans le marché des logiciels de gestion d’événement qui vous permettent de fluidifier votre organisation et vous font gagner du temps.
Par exemple, une des tâches qui vous prend surement beaucoup de temps est la facturation de l’événement, car il faut d’abord créer le devis pour votre client, lui faire parvenir, ensuite il faudra transformer ce devis en facture et plus tard suivre les différents paiements.
Avec un logiciel de gestion d’événements vous verrez que cette tâche sera simplifiée, vous pourrez vous créer des documents type ou modèles qui vous permettront ensuite d’éditer très rapidement vos devis et vous pourrez les envoyer au client directement depuis le logiciel.
Qu’est-ce qu’un devis?
Un devis est un document qui décrit d’une façon détaillée les prestations qui seront réalisées par le professionnel et leur prix. Pour rédiger un bon devis, il est nécessaire de s’assurer qu’il indique toute une série de mentions qui sont obligatoires.
Quelles informations devez-vous saisir dans un devis?
En haut du document vous devrez y insérer les mentions relatives à l’entreprise, le client, le numéro de devis et le lieu et date de la rédaction du document
Ensuite vous devez insérer un tableau avec la liste des prestations/ produits proposés, les quantités, les prix unitaires hors taxes, le montant de la TVA et les prix unitaires toutes taxes comprises
Ensuite rajoutez une ligne mentionnant les montants totaux pour chaque colonne (volume global ; montant HT total ; TVA globale ; montant TTC total).
En bas de tableau, vous devrez ajouter la date et l’adresse de la prestation, les modalités et délais de paiement, les pénalités prévues en cas de retard de paiement, la validité du devis et votre signature
Enfin, clôturez le devis par la mention « Bon pour accord / acceptation du devis en date du : … » et prévoyez un espace « signature » pour votre client.
Utilisez un logiciel de gestion d’événements pour créer et envoyer rapidement des devis
Lab Event, le 1er logiciel ERP/CRM dédié aux acteurs de l’événementiel dispose d’un module facturation ou vous pourrez éditer vos documents financiers liés à un événement, tels que les devis et factures.
Avec Lab Event, vous n’aurez plus besoin de partir de rien car vous pourrez importer des modèles crées au préalable. Ces modèles peuvent être composées d’articles, de titres, de sous-totaux… pour préparer des devis rapidement.
Aussi, vous pouvez créer votre catalogue d’articles et appeler ces articles avec des raccourcis lorsque vous créez vos devis. Tous les articles peuvent être définis avec des taux de TVA simple ou multiples, des taux de marge, des taux de commissions et des prix d’achat et de vente.
Une fois le devis finalisé, vous pourrez l’envoyer directement à votre client via la messagerie intégrée dans le logiciel.
Cette fonctionnalité de notre logiciel de gestion d’événements vous apporte une meilleure vision de vos devis.
Vos documents sont mieux structurés pour vous en faciliter la lecture ainsi qu’à vos clients.
Créez votre devis à partir d’un événement ou pour une société. Le logiciel est très intuitif et il vous guidera pas à pas pour former votre proposition commerciale. Simplement, rentrez les informations de base dans chaque champ. Synthétisez vos informations, sautez des lignes, affichez le sous-total de chaque prestation et plus encore.
