Si vous êtes une agence événementielle vous savez comment l’organisation d’un événement demande beaucoup de préparation en amont.
En effet, pour qu’un événement soit une réussite, il est nécessaire de suivre différentes étapes telles que le choix du lieu, l’invitation des participants, le choix des prestataires…
Mais aussi définir les objectifs de l’événement, planifier la communication…
Afin de pouvoir gérer l’événement d’une façon efficace il existe plusieurs solutions, mais le rétroplanning est sans doute l’outil le plus adapté.
Qu’est-ce qu’un rétroplanning?
Le rétroplanning est un calendrier qui regroupe l‘ensemble de tâches à faire afin de préparer un événement. A l’inverse du planning classique, pour élaborer un rétroplanning il est nécessaire de commencer à la date de la fin du projet. En effet il s’agit d’une méthode de planification dite inversée qui est très utilisée dans le secteur événementiel, il s’agit de positionner des jalons et des tâches sur un calendrier.
Pourquoi créer un rétroplanning d’événement?
Lors de l’organisation d’un événement, il est conseillé de créer un rétroplanning car il va vous apporter trois avantages principaux :
- Il va vous aider à bien gérer votre temps en respectant les délais de chacune de vos étapes et ainsi respecter la date butoir.
- Il va vous aider à identifier vos besoins et les moyens financiers et humains à mobiliser, car vous pourrez ajuster les délais et voir combien de budget et de personnel sont nécessaires.
- Il va vous permettre d’anticiper les imprévus (nouvelles contraintes, oublis, erreurs, retards…).
En effet, le retroplanning vous aidera tout au long de l’organisation de votre événement et vous permettra de vous détendre le jour J, car vous pourrez vérifier tout ce que vous avez accompli jusqu’à là.
Comment créer un rétroplanning pour gérer un événement?
Si vous souhaitez créer un modèle de rétroplanning efficace il y a deux étapes clés à respecter:
1/ Tout d’abord il est nécessaire de préparer le contenu du projet:
- Vous devez créer une liste exhaustive des étapes de l’événement et des tâches associées et les placer par ordre chronologique. La plupart des tâches doivent être traitées d’une façon séquentielle : une tâche ne peut pas démarrer tant que la précédente n’est pas terminée. Il est donc important de bien repérer leurs dépendances afin de bien les positionner dans le planning.
- Vous devez indiquer le responsable en charge de chaque tâche
- Vous devez afficher le stade d’avancement (A faire, En cours, A valider, Terminé)
- pour chaque tâche, indiquez l’estimation du temps nécessaire
2/ Ensuite vous pouvez passer à la construction du rétroplanning. Il faudra commencer par positionner la date de livraison du projet, ensuite l’étape précédente et encore celle d’avant. Si vous avez des conflits de date entre les différentes tâches, il sera nécessaire de procéder à des arbitrages pour tenir les délais. N’hésitez pas à garder certaines marges de manœuvre afin de gérer les aléas.
Utilisez un logiciel pour créer un rétroplanning efficace
En tant qu‘agence événementielle, vous vous devez d’être bien organisé et très réactif, afin de réussir l’organisation d’un événement.
Lab Event, le premier logiciel EPR/CRM dédié aux acteurs de l’événementiel, dispose d’un module organisation ou vous pourrez créer vos rétroplannings très facilement.
Vous aurez la possibilité de rajouter des tâches au fur et à mesure et leur attribuer un degré d’importance. Cela vous permettra de gérer facilement celles qui sont en priorité.
Aussi, vous pourrez écrire un descriptif de la tâche et des commentaires pertinents et changer le statut de chaque tâche pour voir d’un seul coup d’œil l’état globale de l’organisation de votre événement.
Lab Event vous permet également de générer de modèles que vous pourrez utiliser lors de l’organisation d’événements récurrents sans avoir à récrire les tâches de zéro à chaque fois.
