Si vous êtes un Convention bureau & congrès, vous savez comment il est important de maîtriser tous les aspects de l’organisation d’un très grand événement.
En effet, la logistique peut vite devenir un casse-tête, vu le nombre d’intervenants et participants à l’événement.
Afin de gérer la réservation de la partie hébergement et restauration de l’événement, il est conseillé d’utiliser une centrale de réservation hôtelière.
En effet, pour une gestion optimisée de l’hébergement dédié à un événement, il est important de tenir en compte certains aspects :
- Le besoin de préréserver un contingent de chambres dans les hôtels
- La mise en place d’une plateforme disponible en ligne 24h/24
- La possibilité d’éditer des documents qui recapitulent les réservations
Qu’est-ce qu’une centrale de réservation?
Un CRS (en anglais Central Reservation System) ou système de réservation centralisé est un logiciel de réservation qui regroupe des informations concernant des établissements spécialisés dans l’hébergement et la restauration.
Ce type de logiciel permet aux utilisateurs en charge de la venue de groupes de visualiser en temps réel les contingents disponibles des hôtels qui les intéressent, de les sélectionner et de les réserver en temps réel. Le même système permet de réserver des places dans un restaurant et le nombre de repas à l’avance.
Pourquoi utiliser une centrale d’hébergement événementielle?
Si vous organisez un événement sur plusieurs jours, il est important de pouvoir proposer un logement aux participants de votre événement.
Pour cela, vous serez amené à réserver des logements en amont sur un principe d’allotements pour ensuite les proposer aux participants.
Toute cette logistique nécessite d’une grande organisation et donc il est préconisé d’utiliser une centrale de réservations événementielle qui concentrera toutes les informations.
Utilisez un logiciel pour créer votre centrale de réservation
Lab Event, le premier logiciel ERP / CRM dédié aux acteurs de l’événementiel est composé de différents modules.
Le module invitation est un outil qui vous permettra de créer votre centrale de réservation afin de gérer toute l’organisation autour des participants à votre événement, depuis le choix des hôtels et la restauration jusqu’au paiement directement sur votre site.
Tout d’abord vous pourrez créer un mini site dédié à votre événement depuis Lab Event; avec la possibilité de le personnaliser à vos couleurs; et par la suite inviter vos participants en leur envoyant un lien vers le site.
Dans le mini site, vous pourrez renseigner les hôtels et restaurants proposés avec des descriptifs et des photos. Ainsi les participants à votre événement seront en mesure de réserver el ligne leur hébergement et restauration 7j/7 et 24h/24.
Aussi, dans Lab Event vous pourrez renseigner le profil des participants (exposants, congressistes, experts ou étudiants), et vous serez en mesure de définir le prix pour chacun des profils et en fonction de la date de réservation.
Le logiciel vous permet également de définir le nombre de chambres par type chambre et le nombre de places réservées dans le restaurant; vous pourrez gérer les allotements des différents hôtels et ainsi éviter des réservations en doublon.
Également vous pourrez connecter le logiciel avec votre outil de paiement pour que chaque participant à l’événement puisse valider sa réservation en ligne.
Lab Event vous permet aussi d’éditer une liste de participants à jour et de l’exporter afin de pouvoir la communiquer aux différents intervenants dans l’organisation de votre événement.
